Документи для прийняття на роботу: трудова книжка чи довідка

Добрий день. Зараз коли приймаємо працівника на роботу, то яку довідку треба отримати від працівника замість трудової книжки і де працівнику її сформувати? І інший варіант - коли при прийнятті працівник просить зробити запис у трудовій, то чи повинні це зробити?

НК

Наталія, консультант

експерт

16.06.2026 | 13:09

Очікує відповідь

1.При прийнятті на роботу замість паперової трудової книжки працівник має надати відомості про трудову діяльність (довідку або витяг). Цей документ він може самостійно сформувати за декілька хвилин онлайн у Вебпорталі електронних послуг ПФУ або в застосунку Дія.

У статті 24 Кодексу законів про працю йдеться:

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування
А отже працівник не зобов'язаний подавати саме паперову трудову книжку. Він може надати відомості про свою трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Адже з 2021 року в Україні використовуються електронні трудові книжки як цифрові аналоги паперових.

Алгоритм тут https://www.pfu.gov.ua/lg/362565-vytyag-z-reyestru-zastrahovanyh-osib-yak-otrymaty/

2. Так, роботодавець зобов'язаний зробити запис про прийняття на роботу до паперової трудової книжки, якщо працівник про це попросить. Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, на вимогу працівника ви маєте вносити записи про прийняття, переведення та звільнення до його трудової книжки, навіть якщо вона зберігається у нього на руках.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ДС

Слободчуков Дмитро Володимирович

19.06.2026 | 16:53

Кадровий облік

Відповідь надано