Вимоги до оформлення документів працівників для особової справи

1) Так, копії документів працівника, що увійдуть до особової справи, слід оформлювати з одного боку аркуша. Тому що особова справа має тривалий строк зберігання – 75 років після звільнення працівника. А згідно з вимогами п. 7.11 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://storage.kadroland.com/files/DSTU_4163-2020.pdf тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша.

2) Ні, оформлювати на одному аркуші копію РНОКПП (ІПН) та документа про освіту категорично не допускається. По-перше, це не пов’язані між собою документи. По-друге, копії цих документів вносять до внутрішнього опису справи як окремі одиниці зберігання.

3) Так, кожна копія має бути завірена належним чином, як це встановлено у главі 11 розділу ІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 , а саме:

• відмітка (штамп) «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа;
• засвідчувальний напис «Згідно з оригіналом…» – на останньому аркуші копії відповідного документа.

У засвідчувальному написі зазначають посаду, підпис та розшифрування підпису особи, яка власноручно засвідчує копії відповідних документів. Зазвичай це – працівник відділу кадрів або секретар чи діловод, але не директор юрособи.

4) Не має вимоги додавати до особової справи фотографії працівника як окремі документи. Якщо Ви маєте на увазі фото 3х4 см, яке прикріплюють чи підклеюють до особового листка з обліку кадрів, то його дійсно можна додати будь-яким способом: навіть вставити фото у відведену рамку у правому верхньому куті з електронного формату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!