Обов'язкові внутрішні документи для кадровика в компанії ТОВ

Для ТОВ немає унормованого переліку обов’язкових внутрішніх документів, водночас дійсно є «мінімальний набір» локальних нормативних актів, які фактично обов’язкові, бо їх наявність прямо або опосередковано вимагає законодавство. Передусім, це такі документи:

- Структура та Штатний розпис;

- Інструкція з діловодства;

- Номенклатура справ;

- Посадові (робочі) інструкції працівників;

- Накази з основної діяльності ТОВ;

- Накази з адм.-госп. питань;

- Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання ( 75 років);

- Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання ( 5 років);

- Особові справи працівників;

- Особові картки (форма П-2) працівників, у тому числі тих, хто працює за сумісництвом;

- Графік відпусток працівників на кожний рік та заяви про надання усіх видів відпусток;

- Табелі обліку робочого часу;

- Положення про структурні підрозділи (відділи, сектори, групи тощо), а також положення про відокремлені структурні підрозділи (відділення, філіали тощо) за умови структурного поділу підприємства. Звичайно, якщо ТОВ немає визначеної структури, то і положень відповідних не буде.

- Положення про колегіальні дорадчі органи (правління або дирекцію, або раду директорів, наглядову раду, експертну комісію тощо). Для кожного колегіального органу ТОВ розробляється відповідне положення.

- Положення про систему управління охороною праці (СУОП),

- Положення про службу охорони праці,

- Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці.

Якщо в ТОВ не укладено Колективного договору (жодна зі сторін не виявила ініціативи щодо його укладення), то обов’язково потрібно мати його «замінники», зокрема:

- Правила внутрішнього трудового розпорядку,

- Положення про оплату праці,

- Положення про преміювання працівників,

- Положення про облік використання робочого часу працівників,

- Положення про відпустки працівників

- Положення про захист персональних даних.

Такі Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів між роботодавцем і працівниками.

Якщо працівники ТОВ періодично направляються у відрядження, то має бути Положення про відрядження.

Якщо на підприємстві є працівники, які виконують роботу дистанційно та/або надомно), то має бути Положення про дистанційну/надомну роботу.

Крім того, перелік додаткових положень, інструкцій, порядків, регламентів, політик, які мають бути затверджені на підприємстві залежить від специфіки його діяльності (аграрна, будівельна, логістична, торговельна, фармакологічна тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!