Помилка у нарахуванні відпустки та лікарняних: що робити далі

Потрібно видати наказ про перенесення одного дня щорічної основної відпустки та надати його директору без повторної оплати.

Те, що працівнику було двічі оплачено один день (і як день відпустки, і як день тимчасової непрацездатності), оптимальніше виправити без додатково перерахунку зарплати (надання ж відпустки без збереження зарплати взагалі не підійде, оскільки документально не вважатиметься виправленням допущеної помилки).

Відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n131) у разі, коли під час щорічної відпустки працівнику було відкрито лікарняний, за заявою працівника відпустка або продовжується, або переноситься на інший період. Тобто день щорічної основної відпустки у директора було «збережено» автоматично, проте оскільки відпустка не продовжувалася на цей день, то він має бути перенесений на інший період. Те, що наказ про перенесення відпустки не було видано одразу, не є суттєвою помилкою – наразі потрібно розібратися лише з подвійною оплатою.

Найдоцільнішим варіантом за таких обставин буде подання бухгалтером доповідної записки щодо допущеної технічної помилки, на підставі якої директор сам зможе видати наказ щодо перенесення свого одного дня відпустки на інший період (бажано найближчим часом) з вказівкою, що оплата за нього вже була здійснена у лютому. Текст наказу може бути, приміром, таким:

«На підставі доповідної записки бухгалтера такого-то від __.06.2026 р. та керуючись п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки»,

НАКАЗУЮ:

1. Вважати, що день 09.02.2026 р. є невикористаним днем щорічної основної відпустки директора такого-то у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

2. Перенести невикористаний 09.02.2026 р. день щорічної відпустки на __.06.2026 р..

3. Бухгалтерії вважати оплату, нараховану та виплачену директору такому-то за 09.02.2026 р. у складі виплати відпускних за період з 01.02.2026 р. по 09.02.2026 р., оплатою за невикористаний день щорічної відпустки, перенесений цим наказом. Додаткову оплату за цей день при його фактичному використанні не проводити».

Раді допомогти, звертайтесь ще!