Графік відпусток: чи допустиме порушення у плануванні

Описаний вами графік відпусток не є грубим порушенням, але має певні недоліки порівняно з рекомендованою практикою. Оскільки законодавство не встановлює обов'язкової форми, довільна форма допускається, проте у вашому варіанті відсутні кілька важливих реквізитів.

Відповідно до ст. 10 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87 та ст. 79 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n500 , роботодавець зобов'язаний визначати черговість відпусток за графіком, затвердженим за погодженням з профспілковим органом (за наявності) і доведеним до відома всіх працівників.

При цьому типової (обов'язкової) форми графіка законодавчо не затверджено, він складається у довільній формі згідно з листом Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15 і оформлення має відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020 щодо організаційно-розпорядчої документації.

Щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів, графік відпусток повинен містити додаткові елементи. Рекомендовано додати такі графи та реквізити:

- Грифи затвердження та погодження: на документі обов'язково мають бути підписи керівника підприємства та представника трудового колективу чи профспілки;

- Підпис працівника про ознайомлення: закон вимагає довести графік до відома всіх працівників. Оптимально додати в таблицю окрему колонку «Підпис працівника» для підтвердження факту ознайомлення;

- Кількість календарних днів та вид відпустки: у графіку доцільно вказувати тривалість відпустки, особливо якщо вона ділиться на частини, а також її вид (щорічна основна, додаткова, на дітей тощо);

- Робочий рік: період, за який надається відпустка, необхідний для коректного кадрового обліку та недопущення накопичення боргів за минулі роки.

Відсутність графіка відпусток або його невідповідність вимогам може кваліфікуватися як «інші порушення вимог законодавства про працю» ст. 41 КУпАП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/8073-10#n209 , штраф для посадових осіб 510–1700 грн. Для роботодавця-юрособи - фінансові санкції за ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422 у розмірі мінімальної зарплати за кожне порушення (станом на 2026 рік МЗП 8647 грн). Штраф застосовується до юридичної особи або ФОП-роботодавця загалом за порушення, а не за кожного окремого працівника.

Згідно зі ст. 16 Закону № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n94 , у разі виконання в повному обсязі та у визначений строк приписів Держпраці про усунення порушень, штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються. Проте зауважте: це звільняє від фінансового штрафу підприємство, але адміністративний штраф на директора за КУпАП (510–1700 грн) усе одно може бути накладений.

Ще більше інформації у мінікурсі «Графік відпусток 2026: коли затверджувати, як оформити та кого включати» https://kadroland.com/news/7440-grafik-vidpustok-2026-koli-zatverdzuvati-yak-oformiti-ta-kogo-vklyucati

Також для зручності надаємо шаблон «Графік відпусток на 2026 рік, затверджений директором» https://kadroland.com/news/7005-grafik-vidpustok-na-2026-rik-zatverdzenii-direktorom

Раді допомогти, звертайтесь ще!