Що робити, якщо представник колективу у відпустці за кордоном

Підписання акта без підпису представника трудового колективу допускається, якщо офіційно зафіксовано неможливість його фізичної участі.

Проте, щоб мінімізувати юридичні ризики та уникнути оскарження акта у майбутньому, роботодавцю варто вжити альтернативних заходів.
Якщо представник колективу виходить на зв'язок, закон дозволяє обмінюватися документами в електронній формі. Це може бути за допомогою КЕП / ЕЦП. Надішліть акт представнику за кордон електронною поштою або через месенджер. Він може підписати його своїм Кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Якщо КЕП немає, представник роздруковує надісланий документ, підписує від руки, сканує (або робить якісне фото) та відправляє назад. Оригінал він може вислати поштою. В акті робиться відмітка: «Підписано дистанційно, скан-копія додається».

Якщо перший варіант неможливий, можна переобрати представника без фізичного збору людей провівши дистанційні збори у режимі відеоконференції (Zoom, Skype, Viber, Telegram).
Зберіть голоси через корпоративну пошту, месенджери або спеціальні сервіси опитувань.
Оформіть протокол онлайн-зборів. Зазначте, що у зв'язку з воєнними діями та відпустками працівників збори проведено дистанційно, та оберіть нового уповноваженого представника з-поміж тих, хто перебуває на місці.

Якщо переобрати або зв'язатися з працівником взагалі неможливо, комісія може закрити акт у поточному складі.
Складіть Акт про неможливість участі.

Комісія складає внутрішній акт у довільній формі. У ньому фіксується: «Член комісії (ПІБ), уповноважений представник трудового колективу, перебуває у відпустці без збереження заробітної плати на період воєнного стану, знаходиться за межами України, вийти на зв'язок та взяти участь у роботі комісії/підписанні акта можливості не має». До цього акта додається копія наказу про його відпустку.
Зробіть відмітку в основному акті. У полі для підпису представника трудового колективу робиться запис: «Участь та підписання неможливі (Акт про неможливість участі №__ від ДАТА додається)».
Інші члени комісії підписують акт. Документ вважатиметься легітимним, якщо його підписала більшість членів комісії (включаючи голову).

Раді допомогти, звертайтесь ще!