Консультація щодо прийняття працівника за сумісництвом на роботу

Приймайте нового працівника на строкове внутрішнє або зовнішнє сумісництво із неповним робочим часом за стандартною процедурою: заява, наказ, повідомлення до ДПС, оформлення особової картки П‑2 та особової справи, при цьому посада мобілізованого у штатному розписі не змінюється. Строковість доцільно визначити «на період проходження військової служби за призовом під час мобілізації основного працівника до дня його фактичного виходу на роботу».

Обґрунтування

1. Які документи потрібні для прийняття

Для сумісника оформлюєте повний «звичайний» кадровий пакет як при будь‑якому прийнятті. Обов’язково:

• заява кандидата про прийняття на роботу із зазначенням, що це робота за сумісництвом і з неповним робочим часом
• наказ (розпорядження) про прийняття на роботу за сумісництвом на строковий період
• особова картка форми № П‑2, яка є основним обліковим документом для всіх найманих працівників, у тому числі сумісників п. 1.1 р. I Інструкції
• формування особової справи з базовим складом документів (заява, копія наказу, копії паспорта, РНОКПП, документів про освіту, військовий документ за наявності, копії документів про пільги тощо) за правилами п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5

Оскільки працівник буде матеріально відповідальним (комірник), доцільно укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність і затвердити та вручити посадову інструкцію.

Наявність 4 неповнолітніх дітей підтверджують копіями свідоцтв про народження та, за потреби, іншими підтверджуючими документами про пільги. Такі копії слід підшити до особової справи як документи, що є підставою для надання пільг, відповідно до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.

Трудовий договір може бути укладений в усній формі (заява + наказ), оскільки обов’язковість письмової форми для сумісництва не передбачена, а в період воєнного стану форму договору сторони визначають за згодою (це узгоджується з підходом, викладеним у консультації на підставі 24 КЗпП).

2. Яку звітність подати і куди

Для нового сумісника потрібно:

1. Подати повідомлення про прийняття працівника на роботу до ДПС за формою, затвердженою постановою КМУ № 413, до початку роботи. Для сумісника вказують відповідну категорію (зовнішній / внутрішній) згідно з цією формою, що узгоджується з приписом ч. 3 ст. 24 КЗпП про обов’язковість повідомлення.

2. Відобразити прийняття/звільнення та нарахування в Податковому розрахунку з додатками:

   • у додатку Д5 – інформація про прийняття сумісника із зазначенням категорії «2» у графі 07; у разі подальшого звільнення – окремий рядок про припинення трудових відносин (підхід описаний у профільному матеріалі про заповнення Податкового розрахунку);
   • у додатку 4ДФ – нараховану зарплату сумісника з ознакою доходу «101»;
   • у додатку Д1 – суму ЄСВ, при цьому в графі 21 проставляють «0» як ознаку відсутності трудової книжки в цього роботодавця (для сумісника), за загальними правилами профільних матеріалів.

Якщо сумісник є військовозобов’язаним, роботодавець повинен подати до ТЦК повідомлення про прийняття за формою додатка 4 до Порядку № 1487 (ця вимога згадується у профільному матеріалі щодо дій роботодавця при прийнятті/звільненні військовозобов’язаних).

Якщо підприємство бере участь у бронюванні, інформацію про прийняття сумісника включають до оперативних відомостей до ПФУ відповідно до пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332 у разі, якщо на вас поширюються ці вимоги.

3. Наказ і «подвійна» посада при мобілізованому працівнику

Посада мобілізованого працівника залишається в штатному розписі. За ним зберігаються місце роботи та інші гарантії, передбачені спеціальним законодавством про мобілізацію, тож «звільняти місце» або виводити посаду зі штату не можна.

Щоб оформити нового працівника, використовують один із двох варіантів:

Форма наказу може бути:

• типова форма № П‑1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489 від 05.12.2008 №489;
• або довільна форма з усіма реквізитами за Правилами діловодства від 18.06.2015 № 1000/5.

Ключове – чітко зазначити:

• що це робота за сумісництвом;
• що встановлено неповний робочий час (наприклад, «0,5 ставки, 4 години на день» або інший режим);
• строковий характер – «на період відсутності основного працівника, призваного на військову службу під час мобілізації, до дня його фактичного виходу на роботу».

Таким чином, у штатному розписі може бути одна штатна одиниця «комірник», за якою обліковується мобілізований працівник як основний. Сумісник займає ту ж посаду, але як окрема трудова функція за строковим сумісництвом, що не вимагає введення додаткової штатної одиниці, оскільки сумісництво не змінює кількість штатних одиниць, а лише режим та обсяг робочого часу для іншого працівника.

Підсумовуючи, оформлення сумісника на місце мобілізованого працівника проводиться за загальними правилами прийняття на роботу із зазначенням сумісництва, неповного робочого часу та строку «на період мобілізації основного працівника», із обов’язковим повідомленням ДПС і веденням усіх необхідних кадрових документів.