Покрокове підвищення окладу та зміни в штатному розписі

Підвищення окладу, зміни до ШР і збільшення годин суміснику оформлюйте через послідовні накази, зміни до штатного розпису, повідомлення працівника та, за потреби, додаткову угоду до трудового договору. Усі зміни мають бути внесені до ШР, а працівника попередьте й ознайомте з кадровим наказом під підпис.

Обґрунтування

Зміна розміру посадового окладу і тривалості роботи є зміною істотних умов праці. Для цього потрібні зміни до штатного розпису та кадрові накази з ознайомленням працівників під підпис. Про зміну умов оплати праці працівників слід повідомити до запровадження нових умов.

Штатний розпис фіксує структуру, кількість штатних одиниць і посадові оклади. Для зміни окладу за посадою та збільшення кількості штатних одиниць вносять зміни до чинного ШР наказом або затверджують новий ШР. Закон не обмежує періодичність внесення змін. Зміни зазвичай вносять при зміні окладів або кількості штатних одиниць.

Накази з кадрових питань довгострокового зберігання обов’язково доводяться до відома працівників. Працівники ставлять підпис і дату ознайомлення на примірнику наказу або окремому бланку, що підтверджує повідомлення про нові умови праці і оплати. п. 11 гл. 10 розд. ІІ, від 18.06.2015 № 1000/5).

Підсумовуючи, усі зміни слід зафіксувати у ШР і наказах, а працівника належно повідомити та ознайомити.

Алгоритм дій

1. Підготовка рішення керівника
   Сформулюйте, з якої дати:
   – який новий посадовий оклад за посадою;
   – до якої кількості збільшується число штатних одиниць;
   – на який режим роботи переводиться сумісник (з 2 до 4 годин на день, із зазначенням годин і днів).

2. Заява працівника-сумісника
   Попросіть працівника написати заяву про зміну режиму роботи, наприклад: «Прошу встановити мені з ..2026 неповний робочий день за сумісництвом тривалістю 4 години щоденно з : до : з понеділка по п’ятницю».
   Це буде підставою для зміни тривалості роботи.

3. Підготовка змін до штатного розпису
   В оновленому варіанті ШР для потрібної посади:
   – проставте новий посадовий оклад;
   – збільште кількість штатних одиниць до потрібної цифри.

4. Наказ про внесення змін до штатного розпису
   Видати наказ по основній діяльності, де зазначити, наприклад:
   – «Внести зміни до штатного розпису з ..2026, установивши за посадою ___ посадовий оклад у розмірі ___ грн»;
   – «Збільшити кількість штатних одиниць за посадою ___ з __ до __».
   До наказу додайте оновлену таблицю ШР або перелік змін.

5. Кадровий наказ щодо працівника-сумісника
   Окремим наказом по особовому складу:
   – послатися на заяву працівника та зміни до ШР;
   – прописати: «Встановити працівнику ___, який працює за сумісництвом на посаді ___, неповний робочий день тривалістю 4 години щоденно з : до :, з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу, з ..2026».

6. Додаткова угода до трудового договору (якщо є письмовий договір)
   Якщо з працівником укладений письмовий трудовий договір, підготуйте додаткову угоду, де зафіксуйте:
   – новий розмір окладу (якщо він персонально прив’язаний у договорі);
   – зміну режиму роботи (4 години замість 2).
   Угоду підписують роботодавець і працівник, зберігайте її разом із договором.

7. Повідомлення та ознайомлення працівника
   До дати змін:
   – або оформіть окреме письмове повідомлення про зміну умов оплати та режиму роботи і ознайомте під підпис;
   – або ознайомте працівника під підпис із кадровим наказом про зміну окладу / режиму. Це й буде підтвердженням повідомлення.

8. Відображення у табелі та нарахуванні зарплати
   З дати набрання чинності рішень:
   – у табелі обліку робочого часу відображайте по суміснику 4 години замість 2;
   – розрахунок зарплати проводьте виходячи з нового окладу та нової тривалості робочого часу.

Ризики / нюанси

1. Різні умови для працівників на однаковій посаді. Якщо комусь підвищили оклад або години без зрозумілого обґрунтування, це може виглядати як дискримінація. Бажано мати об’єктивні причини підвищення (кваліфікація, обсяг роботи, результативність).

2. Невідповідність ШР фактичній ситуації. Якщо не оновити ШР, але змінити оклад або годинну зайнятість, це створює ризики при перевірці. Завжди починайте зі змін до ШР, потім – кадрові накази.

3. Несвоєчасне повідомлення працівника. Формально при покращенні умов (підвищення окладу, збільшення годин за його згодою) строк попередження не фіксований, але факт повідомлення до введення змін має бути підтверджений підписом.