Дії роботодавців після затвердження нових кадрових документів

Роботодавець не зобов’язаний автоматично переходити на нові примірні форми, але доцільно переглянути свої шаблони, звірити їх з примірними та ДСТУ 4163:2020 і за потреби оновити, закріпивши це в інструкції з діловодства. Примірні форми носять рекомендаційний характер, тож відповідальність саме за їх незастосування не передбачена, якщо власні форми відповідають вимогам діловодства.

Обґрунтування

Мін’юст затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових організаційно-розпорядчих документів наказом від 09.07.2026 №1860/5. У них охоплено основні організаційні, розпорядчі та інформаційно-аналітичні документи юросіб, зокрема штатний розпис, положення, посадові інструкції, кадрові накази, заяви, протоколи, графік відпусток.

Ці форми є саме примірними, а не типовими, тобто мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися як зразок для розроблення власних трафаретних форм документів юридичної особи. Прямого обов’язку працювати саме за затвердженими примірними формами наказ не встановлює.

Примірні форми розроблено з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020, зокрема складу реквізитів і порядку їх розташування, а також вимог актів про організацію діловодства та архівного зберігання документів, тому їх застосування допомагає автоматично дотримуватися цих стандартів. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5

Якщо на підприємстві вже діють власні шаблони документів, які відповідають ДСТУ 4163:2020 та Правилам діловодства, їх можна продовжувати застосовувати. У такому разі роботодавець може лише частково адаптувати окремі форми під нові підходи або поступово перейти на примірні форми.

Доцільні кроки роботодавця після затвердження примірних форм такі.

1. Проаналізувати чинну Інструкцію з діловодства і, за потреби, доповнити її нормою про використання примірних форм Мін’юсту як базових або еталонних.
2. Переглянути та оновити внутрішні шаблони організаційних, розпорядчих і інформаційно-аналітичних документів з урахуванням нових примірних форм і вимог ДСТУ 4163:2020.
3. Зафіксувати перелік форм, які застосовуються на підприємстві, у додатках до інструкції з діловодства, щоб уніфікувати кадрові та управлінські документи.

Окремої юридичної відповідальності саме за незастосування примірних форм не встановлено, однак збереження застарілих або «самодіяльних» шаблонів, що суперечать стандартам діловодства, підвищує ризики помилок, претензій контролюючих органів і ускладнює доказування в трудових спорах. Підсумок: роботодавцю варто використати нові примірні форми як привід разово «перечистити» та уніфікувати свої документи, але не обов’язково повністю й негайно відмовлятися від усіх чинних шаблонів.