Перевірка лікарняних: підготовка до візиту ПФУ та інвалідність

Перевірте, чи не було оплачених днів непрацездатності після призначення інвалідності.

Допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ виплачується за весь період до відновлення працездатності або до встановлення інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності) відповідно до законодавства, незалежно від звільнення (ч.2 ст.15 Закону України від 23.09.1999 № 1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14/ed20250508#n1309).

Оскільки група інвалідності встановлена з 01.05.2026, лікарняний можна оплатити лише до 30.04.2026 року, всі інші дні будуть вважатися помилково оплаченими.

У разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавець відшкодовує уповноваженому органу управління в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачує штраф у розмірі 50 відсотків такої суми. (ч.6 ст.8 Закону України від 23.09.1999 № 1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#n1227). Отже, в разі виявлення переплати, Вам доведеться повернути неправомірно нараховану суму та сплатити штраф в розмірі 50% від зазначеної суми.

Крім того, передбачена адміністративна відповідальність згідно зі статтями 165-4, 165-5 та 188-23 КУпАП.

Якщо Ви самостійно виявили помилку, суму переплати краще повернути на рахунок ПФУ з пояснювальним листом до початку перевірки. В такому разі штрафні санкції застосовуватися не повинні.

Також слід створити коригуючу заяву-розрахунок на зменшення.

Для перевірки ПФУ потрібно підготувати:

статутні документи;

листки непрацездатності за перевіряємий період;

протоколи засідань комісії із соціального страхування за період по 31.12.2022 та рішення уповноважених з соціального страхування за період з 01.01.2023;

заяви-розрахунки для отримання фінансування для надання матеріального забезпечення застрахованим особам;

повідомлення про виплату коштів застрахованим особам;

розрахунки оплати лікарняних;

табелі обліку використання робочого часу;

накази щодо прийому-звільнення працівників, про надання відпустки без збереження заробітної плати, оголошення простою;

банківські документи за окремим рахунком для отримання фінансування.

Для перевірки страхового стажу ревізори також можуть вимагати трудові книжки працівників та довідки ОК-5 або додаток 9. Можуть також запросити об’єднану звітність (Додаток 1).

Зверніть увагу, документи можна не друкувати, якщо дотримані вимоги, щодо зберігання електронних документів.

Відповідно до ст.13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73 при зберіганні електронних документів потрібно дотримуватися наступних вимог:

· інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

· має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

· у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. При перевірці документи надаються на електронних носіях.

Раді допомогти, звертайтесь ще!