Оформлення відпустки та використання службового авто працівником після відрядження

Можна залишити працівнику службове авто на час відпустки, але це або оренда за плату, або безоплатне користування з оподаткуванням як додаткового блага та з коригуванням податкового й бухобліку. Продовження / перенесення відпустки через відрядження оформлюєте окремо, це не дає права безподатково користуватися авто у відпустці.

Обґрунтування

1. Відпустка після відрядження і її перенесення / подовження.
Ви правильно робите, що розмежовуєте дні відрядження і дні відпустки. Одночасно бути у відрядженні та відпустці працівник не може, тож відпустку або зсувають, або подовжують після відрядження. Підстави для перенесення або продовження щорічної відпустки визначені ст. 80 КЗпП і деталізовані у ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки. Новий строк відпустки узгоджується між працівником і роботодавцем, оформлюється заявою і наказом.

2. Використання службового авто у відпустці — завжди особисті цілі.
У період відпустки працівник не виконує трудову функцію, тож поїздки у цей час не є господарською діяльністю підприємства. Контролери прямо вказують, що витрати під час відпустки не пов’язані з виконанням трудової функції, а відшкодовані суми є додатковим благом з оподаткуванням ПДФО і ВЗ. Це повністю корелює з підходом до поїздок у відпустку або особистих поїздок директорів і працівників на службових авто за нормами пп. 164.2.17 ПКУ та п. 164.5 ПКУ.

3. Варіант 1: залишити авто безоплатно як додаткове благо.
Якщо просто дозволити працівнику користуватися службовим авто у відпустці без плати:
– для працівника виникає дохід у вигляді додаткового блага у сумі «ринкової» вартості прокату / оренди аналогічного авто за відповідний період, плюс вартість пального, яке оплачує підприємство;
– підприємство, як податковий агент, повинно:
• нарахувати ПДФО 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта (зараз 1,219512);
• нарахувати військовий збір 5 % без коефіцієнта;
• включити суму додаткового блага до фонду оплати праці та нарахувати ЄСВ 22 % (якщо є трудові відносини).
Такий підхід відповідає роз’ясненням щодо особистого користування службовим авто керівниками і працівниками за пп. 164.2.17 ПКУ і п. 164.5 ПКУ.

Для ПДВ: якщо підприємство раніше відносило вхідний ПДВ по авто і пальному до податкового кредиту, використання їх у негосподарській діяльності (відпустка) тягне нарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ у частині, що відповідає особистому використанню.

4. Варіант 2: передати авто працівнику в оренду.
Більш «чистий» варіант — оформити платну оренду авто на період відпустки:
– укладається договір оренди між підприємством (як орендодавцем) та працівником (як орендарем);
– працівник сплачує орендну плату за ринковою ціною, сам оплачує пальне;
– для працівника дохід не виникає, оскільки він отримує послугу за плату;
– для підприємства це звичайні доходи від надання послуг оренди з нарахуванням ПДВ (якщо платник) та відображенням доходу у податковому й бухобліку.

З практики: для директора укладення договору позички заборонене ЦКУ, тож з посадовими особами такий варіант не можна застосувати, залишається тільки оренда з оплатою. Для «звичайного» працівника позичка формально можлива, але тоді все одно виникатиме додаткове благо і питання ПДВ.

5. Облік пального і пробігу.
Щоб уникнути перекваліфікації особистих поїздок у господарські:
– пробіг у період відпустки має бути відокремлений у подорожньому / маршрутному листі як «особистий» або взагалі вестися окремим документом на період оренди / особистого використання;
– витрати на пальне за цей пробіг не визнаються господарськими витратами підприємства. Якщо пальне оплачує підприємство, його вартість включається до додаткового блага. Якщо працівник компенсує підприємству пальне, цієї частини доходу немає. Такий підхід відповідає логіці оподаткування відряджень і добових за пп. 170.9.1 ПКУ, де чітко вимагається документальне підтвердження «службового» характеру витрат.

6. Документальне оформлення.
Мінімально потрібні документи:

7. Потенційні ризики для підприємства.
Основні ризики:
– донарахування ПДФО, ВЗ і штрафи як податковому агенту, якщо користування авто розцінять як додаткове благо, а ви його не оподаткували;
– донарахування ЄСВ, якщо не включили додаткове благо до бази;
– донарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ, якщо ПДВ по авто / пальному був у кредиті, а особисте використання не враховано;
– невизнання «службових» витрат на пальне і утримання авто, якщо маршрути по відпустці не відокремлені від господарських.

Підсумовуючи, щоб залишити працівнику авто на два тижні відпустки без податкових претензій, або оформлюйте платну оренду з ринковою оплатою, або чітко визнайте додаткове благо з усіма податками і коригуванням ПДВ та витрат.