Проблема компенсації витрат на проживання у готелі ФОП

Підприємство має право компенсувати працівнику витрати на проживання в готелі, навіть якщо послугу надавав ФОП 2-ї групи, за умови наявності належних підтвердних документів, і така компенсація не буде оподатковуваним доходом працівника в межах правил ПКУ. Обмеження «тільки ФОП 3 групи або ТОВ» для компенсації відрядних витрат у Податковому кодексі немає.

Обґрунтування

ПКУ не забороняє відшкодовувати працівнику витрати на відрядження, якщо послугу надавав ФОП 2-ї групи. Не є доходом працівника сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат на проживання в готелях чи найм інших жилих приміщень, за наявності підтвердних документів. До таких документів, зокрема, належать рахунок/документ від особи, що надає послуги з розміщення та проживання, та у разі оплати карткою – виписка з рахунку або інший платіжний документ. Це прямо випливає з підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податковий кодекс України.

Компенсація витрат працівнику – це відшкодування його витрат, а не розрахунок підприємства з ФОП. Коли працівник оплачує готель власними коштами (або за рахунок авансу) і потім отримує компенсацію, платежі йдуть від фізичної особи до ФОП, а від підприємства – до працівника як компенсація відрядних витрат. Така схема не створює порушення для ФОПа 2-ї групи, оскільки оплата від юридичної особи напряму ФОПу не здійснюється.

Щоб не було ПДФО/ВЗ у працівника, ключове – правильний пакет документів. Для проживання це: рахунок/акт/інший документ від готелю (ФОПа), в якому видно послугу проживання, період, суму і працівника, а також фіскальний чек або інший розрахунковий документ. Якщо оплата була платіжною карткою працівника – додайте виписку або інший банківський документ, що підтверджує списання саме з його рахунку, як це вимагає підпункт 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 Податковий кодекс України.

Позиція «платимо тільки ФОП 3-ї групи або ТОВ» – внутрішнє обмеження, а не вимога закону. ПКУ не диференціює статус постачальника послуг проживання (ФОП 2-ї чи 3-ї групи, ТОВ тощо) для цілей неоподатковуваного відшкодування витрат на відрядження працівнику. Важливі лише: зв’язок витрат з відрядженням, наявність підтвердних документів та дотримання граничних норм за добовими і строків звітування, встановлених підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податковий кодекс України.

Підсумок. Підприємство може і має право компенсувати працівнику витрати на готель, оплачені ним самостійно (у тому числі з авансу на відрядження), незалежно від того, що готель – ФОП 2-ї групи, за умови належних документів. Оподатковуваний дохід у працівника не виникає в межах правил ст. 170.9 ПКУ.