Оформлення передачі повноважень директора після закінчення контракту

Спочатку оформлюєте звільнення директора у зв’язку із закінченням строку контракту, а з наступного дня — окремим наказом покладаєте виконання обов’язків директора на іншу особу із визначенням її повноважень і, за потреби, доплати та оформлюєте акт приймання‑передавання справ.

Обґрунтування

1. Завершення трудових відносин з директором.
Закінчення строку контракту означає припинення трудових відносин з директором на дату, визначену контрактом. Підставою для звільнення слугує рішення власника (засновника чи загальних зборів) про припинення повноважень директора. На підставі цього рішення готується наказ про звільнення з 27.07.2026 року за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

2. Документи при звільненні директора.
До дати звільнення директору слід: видати копію наказу про звільнення, провести повний розрахунок, виплатити компенсації та оформити повідомлення про нараховані й виплачені суми, а також внести запис про звільнення до трудової книжки, якщо вона ведеться. Ці дії здійснюються в останній робочий день директора.

3. Корпоративне рішення щодо тимчасового виконуючого обов’язки.
Якщо установчі документи не передбачають автоматичного виконання обов’язків директором іншою посадовою особою, власник (учасник або загальні збори) приймає рішення про покладення з 28.07.2026 року обов’язків директора на конкретну особу. У рішенні/протоколі потрібно визначити: ПІБ працівника, період виконання обов’язків, обсяг повноважень, порядок представництва інтересів юрособи.

4. Наказ про покладення обов’язків директора.
На підставі рішення власника з 28.07.2026 року видається наказ про тимчасове покладення виконання обов’язків директора. У наказі зазначають: дату початку виконання, підставу (рішення/протокол), перелік основних функцій, розмір доплати (якщо обов’язки не передбачені посадовою інструкцією), право підпису внутрішніх документів.

5. Довіреність для зовнішнього представництва.
Для підписання договорів, актів, банківських документів та інших зовнішніх документів доцільно видати довіреність на особу, що виконує обов’язки директора. Довіреністю визначають межі повноважень: укладення договорів, подання звітності, підписання фінансових документів тощо. За потреби довіреність може бути нотаріально посвідчена.

6. Акт приймання‑передавання справ.
Рекомендується оформити акт приймання‑передавання справ між директором і особою, яка виконуватиме обов’язки. В акті перелічити передані документи, печатки, електронні ключі, матеріальні цінності, доступи до систем. Це захищає і колишнього директора, і тимчасово виконуючого обов’язки від можливих претензій.

7. Узгодження з посадовою інструкцією і оплатою праці.
Якщо в посадовій інструкції працівника вже передбачено, що у разі відсутності директора він виконує його обов’язки, це є складовою його трудової функції і може не потребувати доплати. Якщо ж таких обов’язків у посадовій інструкції немає і вони покладаються виключно наказом, це додаткові обов’язки, тож слід передбачити доплату.

8. Оновлення підписів та технічні зміни.
Після покладення обов’язків потрібно врегулювати питання підписів: видати нові зразки підписів до банку, оформити кваліфікований електронний підпис на тимчасово виконуючого обов’язки та подати відповідну інформацію до контролюючих органів, якщо ця особа підписуватиме електронну звітність.

У підсумку оформлення складається з двох блоків: коректне звільнення директора на підставі рішення власника і окреме оформлення тимчасового виконання його обов’язків з чіткою фіксацією повноважень та передачі справ.