Термін зберігання документів кадрового обліку: відпустки та зміни

За Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін'юсту № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14), строки зберігання можна визначити так:

Заяви на щорічну основну відпустку та відпустку без збереження заробітної плати — 1 рік (ст. 515 Переліку № 578/5).
Пояснювальні записки — 3 роки (ст. 491 Переліку № 578/5), якщо для них не встановлено іншого строку зберігання.
Заяви про призупинення дії трудового договору — окремого строку зберігання для таких заяв Переліком № 578/5 прямо не встановлено.
Заяви про зміну графіка роботи — також окремого строку зберігання безпосередньо для таких заяв Перелік № 578/5 не встановлює.
Якщо документ неможливо чітко віднести до певної категорії, рекомендуємо керуватися п. 13 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438).

Згідно з цією нормою, для документів, які відсутні у чинних переліках, строки зберігання визначаються Експертною комісією установи (ЕКУ) на підставі аналізу їхнього змісту, практичної цінності та значущості.

Отже, якщо для заяви про призупинення дії трудового договору або заяви про зміну графіка роботи немає конкретно встановленого строку зберігання, Експертна комісія підприємства визначає обґрунтований строк їх зберігання та цей строк доцільно закріпити в номенклатурі справ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!