Ведення особової картки працівника в Excel: можливості та обмеження

Можна вести особову картку в Excel і роздруковувати для підпису, а також дозволено збільшувати кількість рядків у розділах, фактично «продовжуючи» картку на новому бланку. Головне — щоб були всі необхідні реквізити, розбірливі записи і збережена безперервність обліку відпусток та інших даних.

Обґрунтування

Закон не зобов’язує заповнювати П-2 виключно від руки чи прямо забороняти електронну форму. Типова форма затверджена наказом, але роботодавець може або користуватися нею, або розробити власну форму з усіма потрібними реквізитами, у тому числі вести картку в електронному вигляді (Excel), а при потребі роздруковувати для підпису працівника. Запис про звільнення обов’язково підтверджується підписом працівника в особовій картці.

Облік усіх видів відпусток є обов’язковим. Це прямо випливає з вимоги про обов’язковість ведення обліку відпусток, які надаються працівникам, включаючи щорічні, соціальні, навчальні та без збереження зарплати. Такий облік зручно і коректно вести саме у відповідному розділі особової картки. ст. 10 від 15.11.1996 № 504/96-ВР

Якщо закінчилися рядки в розділі «Відпустки», картку «продовжують». Рекомендовано взяти новий бланк П-2 (або роздруківку), зазначити на ньому «Продовження особової картки», знову вписати ідентифікаційні дані працівника, а далі заповнювати тільки той розділ, де закінчилися графи, зокрема розділ V «Відпустки». Новий аркуш підшивають одразу за основною карткою, щоб утворити один безперервний документ.

Збільшення кількості рядків у розділах допустиме. Структура П-2 не забороняє додавати додаткові рядки чи сторінки. Практика й вимоги до достовірності первинних документів допускають доповнення картки новими рядками та сторінками, аби забезпечити повний облік кадрових подій, зокрема відпусток, переведень, змін персональних даних.

Підсумовуючи, ви можете вести картку в Excel, роздруковувати її для підписів і продовжувати розділи (в тому числі «Відпустки») на нових аркушах із позначенням «Продовження особової картки».