Хто відповідає за подання та погодження наказу про преміювання

Уніфікованої законодавчої вимоги, хто саме має «подавати» чи «погоджувати» наказ про преміювання, немає, тому склад віз і формулювання («Погоджено», «Візовано», «Службова відмітка» тощо) ви визначаєте внутрішніми документами, головне — щоб до підпису директора проєкт був погоджений усіма зацікавленими службами.

Обґрунтування

Закон не встановлює фіксованого переліку посадових осіб, які мають подавати або погоджувати наказ про преміювання. Питання організації документообігу і погодження кадрових наказів належить до внутрішніх правил підприємства та системи розподілу повноважень між службами.

Накази про преміювання належать до наказів з кадрових питань. Для таких наказів загальноприйнято оформлювати проєкт із візами зацікавлених осіб до підписання керівником. Зазвичай це керівник структурного підрозділу, який ініціює премію, кадрова служба та бухгалтерія, оскільки премія впливає на оплату праці та облік.

Типова практика виглядає так. Ініціатором виступає керівник підрозділу, який готує записку або проєкт наказу. Далі його візують (погоджують) кадрова служба та головний бухгалтер. Після цього наказ подається директору для підпису. Конкретну послідовність і обов’язковість віз ви можете закріпити у Положенні про преміювання, Положенні про оплату праці або інструкції з діловодства.

Форма позначок на звороті наказу також не уніфікована законом. Можна використовувати позначки «Погоджено», «Візовано», «До підпису», «Підготовлено», «Перевірено» тощо. Головне, щоб із відміток було видно, хто саме опрацьовував документ, і щоб це відповідало затвердженим у вас правилам документообігу.

Раціонально закріпити таке правило у внутрішньому акті. Наприклад, визначити, що проєкти наказів про преміювання готує відділ кадрів на підставі подань керівників підрозділів, візують головний бухгалтер і заступник директора з економічних питань, після чого подаються директору для підпису. Це усуне суперечки й забезпечить єдиний порядок.

Підсумково достатньо, щоб у вашому внутрішньому порядку було чітко визначено, хто готує проєкт наказу, хто його візує і якими позначками це оформлюється, а директор підписує вже погоджений документ.