Зміна окладу та режиму роботи: що врахувати при заяві

Якщо ініціатива виходить від працівника і він у заяві прямо просить установити йому новий (менший) оклад і повний робочий час з конкретної дати, роботодавець може оформити це як зміну умов за згодою сторін без процедури попередження за ст. 32 КЗпП, але потрібно мати реальні докази добровільності такої згоди.

Обґрунтування

Зміна розміру окладу і тривалості робочого часу є зміною істотних умов праці. До істотних умов праці відносяться, зокрема, системи та розміри оплати праці, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу. Це прямо випливає з норм, які наводять такий перелік як істотні умови праці ст. 32 КЗпП.

За загальним правилом, якщо роботодавець сам змінює істотні умови праці в бік погіршення, потрібно застосовувати процедуру повідомлення за ст. 32 і ст. 103 КЗпП. У мирний час це двомісячний строк, а під час воєнного стану роботодавець повідомляє працівника не пізніше, як до запровадження нових умов відповідно до спеціального закону ст. 3 Закону № 2136.

У вашій ситуації зміна оформлюється не як одностороння ініціатива роботодавця, а як домовленість сторін за заявою працівника. Коли працівник сам звертається із письмовою заявою із чітким формулюванням «прошу перевести мене на повний робочий час… з оплатою праці згідно зі змінами до штатного розпису (з посадовим окладом … грн)», це фіксує його згоду на нові умови з конкретної дати. У такому разі немає необхідності окремо застосовувати механізм «попередження про зміну істотних умов праці», оскільки сторони одночасно погоджують зміну умов у договірному порядку.

Ризик для роботодавця полягає не в самому факті заяви, а в тому, щоб у перевіряючих не виник сумнів щодо добровільності такої «ініціативи» працівника. Контролери й суди перевіряють, чи не підмінили роботодавці обов’язкову процедуру зміни істотних умов праці «заявою за згодою», якщо фактично ініціатива та тиск виходили від роботодавця. Це випливає із загальної логіки застосування ст. 32 КЗпП і судової практики щодо правомірності змін істотних умов праці.

Щоб мінімізувати ризики, у вашій моделі доцільно розвести дві дії в часі і за змістом. По‑перше, роботодавець обґрунтовує зміну окладів через зміну організації виробництва і праці та вносить зміни до штатного розпису відповідним наказом. По‑друге, працівник після ознайомлення з новими умовами подає заяву про перехід на повний робочий час і погодження нового окладу. Це покаже, що оклад не знижено односторонньо, а працівник прийняв нові умови свідомо.

Якщо ж у реальності ініціатором зменшення окладу є роботодавець, а працівника фактично «просять» написати заяву, формальна «добровільна заява» не захистить повністю від претензій. У такому разі контролюючі органи або суд можуть кваліфікувати ситуацію як зміну істотних умов праці за ініціативою роботодавця і вимагати дотримання процедури попередження та, у разі відмови працівника, застосування п. 6 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги ст. 44 КЗпП.

Підсумок: якщо ініціатива реально виходить від працівника і це підтверджено заявою, можна не запускати процедуру «зміни істотних умов праці» за ст. 32 КЗпП, але роботодавцю важливо мати обґрунтування змін у штаті і не маскувати власну односторонню ініціативу під «добровільну згоду» працівника.