Як вручити трудову книжку працівнику, що звільняється дистанційно

Працівник може звільнитись, перебуваючи за кордоном. Працівник має надати заяву про звільнення, а роботодавець видає відповідний наказ. Оскільки працівник не має можливості приїхати на підприємство, обмін документми може бути проведений через засоби електронного звязку- електронну пошту, вайбер, тощо. , якщо це передбачено трудовим договором або на підприємстві виданий наказ. Але бажано про такій спосіб обміну документами домовитись. Конкретний порядок обміну інформацією та кадровими документами має бути чітко прописаний у окремому наказі .Так, ст 7 Закону 2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text визначено: У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Для фактичної реалізації таког обміну документів працівник власноруч пише заяву, робить її фото і надсилає роботодавцю через e-mail або за допомогою месенджерів. Також працівник може просто написати текстове повідомлення на корпоративну електронку чи месенджер (все залежить від встановленого на вашому підприємстві способу комунікації під час дії воєнного стану). Роботодавець роздруковує фото/скан-копію/текстове повідомлення та залишає в себе як «замінник» оригіналу.
Далі роботодавець видає наказ, робить фото чи висилає скан-копію працівнику. Працівник роздруковує висланий наказ, підписує його, робить фото і знов висилає його роботодавцю. Інший варіант: працівник в електронному листі зазначає свої прізвище, ім’я та по батькові, посаду та дату ознайомлення, а також пише «З наказом ознайомлений». Майте на увазі, що в цьому випадку ознайомлення із наказом варто зафіксувати у відповідному протоколі. Вкажіть причини, через які працівник не може підписати наказ особисто, а також зобов’язання працівника зробити це, коли виникне така можливість. Зауважте, що дата ознайомлення в такому разі не зміниться, однак, коли працівник зможе поставити підпис особисто, доцільно в дужках біля підпису зазначити дату фактичного підписання документа. Належні кошти ви можете перерахувати на картку працівника. Якщо такої картки немає, то отримати кошти може інша особа за довіреністю, або ці неотримані кошти будуть депоновані і видані звільненому працівнику при першій можливості.Також роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП) (або якщо ТК знаходиться у роботодавця віддати її працівнику). Якщо в разі звільнення працівник не може з’явитися особисто на підприємство для отримання трудової книжки, він може реалізувати свої права й обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі.Якщо довіреність відповідає вимогам законодавства, то за умови надання представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них зазначається, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності. Також у разі надання заяви від працівника трудову книжку можна надіслати поштою. Якщо ж заяви не буде, то відповідно до п. 6.2 Інструкції № 58 трудову книжку звільненого працівника слід зберігати протягом 2 років окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві 50 років, після закінчення зазначеного строку — знищують

Раді допомогти, звертайтесь ще!