Правила оформлення передачі документів при ліквідації освітнього закладу

Потрібно оформити передавання справ за актом приймання‑передавання між гімназією і ліцеєм та за описами справ, дотримуючись Правил діловодства й спеціальних освітніх інструкцій, а також підготувати супровідні листи, описи і сам акт.

Обґрунтування

1. Який вид передавання справ у вашій ситуації
Якщо гімназія припиняється шляхом реорганізації (злиття, приєднання, перетворення тощо) і функції переходять до ліцею, то ліцей приймає документи гімназії за актом як правонаступник. Відповідно до п. 4 гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5, у разі реорганізації з передачею функцій іншій установі вона приймає за актом документи, не завершені в діловодстві, та архів установи, що реорганізується.

2. Основні документи, які треба оформити
Необхідно оформити:

• наказ засновника/керівника про реорганізацію гімназії та визначення правонаступника (ліцею) із покладенням обов’язків щодо приймання‑передавання справ;
• створення комісії з приймання‑передавання (у наказі визначити склад, строки, обсяг робіт);
• описи справ:
  • постійного зберігання;
  • тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • з кадрових питань (особового складу);
• акт приймання‑передавання справ (документів) від гімназії до ліцею за формою додатка 51 до Правил № 1000/5, оскільки передавання справ між установами оформлюється саме таким актом (п. 4 гл. 3 розд. XV Правил);
• за наявності документів НАФ надалі – акт про приймання‑передавання документів НАФ до державного архіву, складений за спеціальним порядком.

3. Як оформити акт приймання‑передавання між гімназією і ліцеєм
Акт складається за формою «Акт про приймання‑передавання справ (документів) від однієї установи до іншої», наведеною в додатку 51 до Правил № 1000/5. У ньому зазначають:

• повні найменування установ‑здавальника (гімназія) та установи‑приймача (ліцей);
• підставу передавання (рішення засновника про реорганізацію, реквізити наказів);
• перелік описів, що передаються, із зазначенням:
  • кількості справ за кожним описом;
  • крайніх дат документів;
• загальну кількість справ, що передаються;
• примітки щодо відсутніх або пошкоджених справ (за потреби).
  Акт підписують представники гімназії, ліцею та члени комісії, після чого акт затверджується керівником засновника/відповідного органу управління освітою.

4. Вимоги до підготовки справ освітнього закладу до передавання
Інструкція з діловодства у ЗЗСО вимагає, щоб:

• експертиза цінності і підготовка справ здійснювалися на підставі Правил № 1000/5 (п. 1 розд. VII Інструкції з діловодства у ЗЗСО, затвердженої наказом № z1028‑18);
• у закладі створювалася експертна комісія для експертизи цінності (п. 2 розд. VII Інструкції);
• справи постійного та тривалого зберігання передавалися відповідальній за архів особі за описами, з обов’язковою участю працівника, який їх передає (п. 3 розд. VII Інструкції);
• особа, відповідальна за архів, після прийняття справ готує річні розділи зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань, а також акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (п. 5 розд. VII Інструкції).

5. Передавання документів НАФ / тривалого зберігання для держреєстрації припинення
Після завершення реорганізації та підготовки справ документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню і з кадрових питань, передаються до відповідного державного архіву, архіввідділу міської ради або трудового архіву (залежно від статусу закладу та наявності органу вищого рівня) згідно з гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5. Архівна установа після прийняття справ видає довідку про прийняття документів, у якій зазначає найменування закладу, кількість справ за кожним видом опису, крайні дати, дату й номер акта приймання‑передавання; ця довідка надалі потрібна для державної реєстрації припинення юридичної особи (п. 9 гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5).

Рекомендація:

Почніть з наказу про створення комісії, проведіть експертизу цінності, сформуйте й затвердіть описи, після чого складіть акт за додатком 51 між гімназією і ліцеєм, а вже потім організуйте передавання потрібних категорій справ до відповідного архіву з отриманням довідки.

У вашій ситуації ключовим є використання форми акта з додатка 51 до Правил № 1000/5 та дотримання розділу VII Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти.