Роз'яснення щодо накладення резолюцій на кадрові документи директора

Резолюція є обов’язковим реквізитом управлінських документів, її накладає керівник у вигляді стислого доручення із зазначенням виконавця, строку, підпису та дати, при цьому текст резолюції можна надрукувати заздалегідь на бланку, а керівник проставляє власноруч лише підпис і дату.

Обґрунтування

1. Що таке резолюція та коли її застосовують
Резолюція – це напис керівника на документі, який містить конкретне завдання, строк, відповідального виконавця і слугує формою реалізації управлінських доручень. У паперових документах резолюція застосовується, зокрема, на заявах працівників, службових записках, листах, інших документах, що потребують рішення керівника, а в електронних документах використовується електронна резолюція з кваліфікованим електронним підписом. Таку роль резолюції як форми управлінських доручень прямо визначено в пункті 38 Інструкції, затвердженої постановою КМУ № 55-2018-п.

2. Обов’язкові реквізити резолюції та електронної резолюції
Резолюція на паперовому документі повинна містити:

• прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
• зміст доручення (конкретна дія, а не загальні формулювання);
• строк виконання (якщо документ має строк або його слід установити);
• особистий підпис керівника;
• дату.

Для електронної резолюції обов’язкові реквізити аналогічні, але замість особистого підпису ставиться кваліфікований електронний підпис посадової особи. Така структура резолюції та електронної резолюції визначена у пунктах 38 і 65 постанови КМУ № 55-2018-п.

3. Як і де фізично розміщувати резолюцію
Для паперових документів резолюцію розміщують:

• безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат», паралельно основному тексту;
• якщо місця недостатньо – на вільному місці у верхній частині першої сторінки з лицьового боку, але не на полі для підшивання.

Для електронних документів резолюція накладається в системі електронного документообігу, зберігається у реєстраційно-моніторинговій картці документа та пов’язана з ним як «дерево електронних резолюцій». Такий порядок розміщення та фіксації резолюцій передбачено пунктами 38, 66–71 постанови КМУ № 55-2018-п.

4. Приклади формулювань резолюцій керівника
Нижче – типові приклади резолюцій директора для різних документів, що відповідають вимогам конкретності:

Для електронного документа змістовна частина резолюції може бути ідентичною, але замість рукописного підпису та дати ставиться кваліфікований електронний підпис керівника та електронна позначка часу, що передбачено пунктами 65 і 67 постанови КМУ № 55-2018-п.

5. Чи обов’язково писати резолюцію від руки та як допомогти директору
Нормативні акти вимагають, щоб резолюція містила особистий підпис і дату керівника, але не містять вимоги, щоб усі слова тексту резолюції були написані від руки. Практично можна застосовувати трафаретні (надруковані) форми резолюції на бланках заяв чи інших документів, де заздалегідь надруковано, наприклад:

• «До наказу» або «Підготувати наказ»;
• посаду та ПІБ директора;
• місце для підпису і дати.

У такому разі директор власноруч ставить підпис і дату в полі резолюції, чим підтверджує її зміст і прийняте рішення. Вимога про те, що усі неконкретні резолюції типу «прискорити», «поліпшити», «активізувати» не допускаються, прямо зафіксована у пунктах 38 та 65 постанови КМУ № 55-2018-п, тому навіть трафаретний текст має бути конкретним.

Рекомендація:
Доцільно затвердити у внутрішній інструкції з діловодства типові формулювання та місце розташування резолюції на заявах, наказах та інших документах, орієнтуючись на вимоги постанови КМУ № 55-2018-п і ДСТУ 4163:2020, і використовувати трафаретні бланки, де директор лише проставляє підпис і дату.

Наявність чіткої й коректно оформленої резолюції на документах допомагає директору формалізувати рішення і забезпечити контроль за їх виконанням.