Чи потрібно візувати акти службових розслідувань юридичною службою

Частково так, обов’язок візувати саме акти службового розслідування й акти інвентаризації юридичною службою прямо встановлено не завжди, але для окремих випадків він є, а в решті — питання вирішується інструкцією з діловодства підприємства.

Обґрунтування

1. Акт службового розслідування в Держспецзв’язку
Для Держспецзв’язку передбачено обов’язкове погодження акта юридичним підрозділом.
Відповідно до Інструкції, затвердженої наказом Адміністрації Держспецзв’язку «Про затвердження Інструкції про порядок проведення службових розслідувань в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України» (наказ № z1503-15), перед поданням акта службового розслідування на затвердження:

• в Адміністрації Держспецзв’язку акт обов’язково погоджується керівником або одним із його заступників юридичного підрозділу;
• у підрозділі Держспецзв’язку — посадовою особою, що здійснює правове забезпечення.
  Якщо така особа не погоджується, вона ставить відмітку «Із запереченнями, що додаються» і надає письмові заперечення, які стають невід’ємною частиною акта.

2. Акти інвентаризації на підприємствах
Порядок інвентаризації регулює Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну № 879, але воно не встановлює обов’язку візування актів інвентаризації юридичною службою.
У профільних роз’ясненнях зазначено, що:

• інвентаризаційна чи робоча інвентаризаційна комісія складає інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, протоколи,
• бухгалтерія складає звіряльні відомості,
• оформлення результатів інвентаризації здійснюють за вимогами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (Положення № 88), з урахуванням Положення № 879.
  Жодна з цих норм не містить прямої вимоги про візу юридичною службою саме актів інвентаризації. Обов’язок погодження може бути запроваджений внутрішніми документами підприємства (інструкцією з діловодства, положенням про документообіг).

3. Загальні правила візування документів (накази, організаційно-розпорядчі документи)
Порядок внутрішнього погодження документів, у тому числі за участю юридичної служби, встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (Правила № 1000/5).
Згідно з п. 3–5 гл. 6 розд. ІІ цих Правил внутрішнє погодження документів здійснюється шляхом проставлення віз, у тому числі юридичною службою, а п. 7 гл. 6 розд. ІІ Правил прямо вимагає візування проєктів розпорядчих документів (зокрема наказів) у певній послідовності, включно з керівником юридичної служби при погодженні організаційних та розпорядчих документів установи.
Водночас Правила № 1000/5 передбачають, що:

• конкретний перелік документів, які підлягають візуванню,
• а також порядок візування
  визначається в інструкції з діловодства установи. Тому, якщо підприємство вирішить, що акти службових розслідувань або акти інвентаризації підлягають обов’язковому візуванню юристом, це слід прямо закріпити в інструкції з діловодства.

4. Статус Правил № 1000/5 і вплив на підприємства
Правила № 1000/5 та вимоги до оформлення документів за ДСТУ 4163:2020 застосовуються всіма підприємствами, установами, організаціями, а конкретний порядок візування визначається внутрішніми документами.
Отже, для «звичайних» суб’єктів господарювання:

• є обов’язок організувати внутрішнє погодження документів відповідно до Правил № 1000/5;
• але немає окремої спеціальної норми, що прямо вимагає візи юридичної служби саме на актах інвентаризації або актах службового розслідування, якщо інше не встановлено спеціальним актом (як для Держспецзв’язку) чи внутрішніми документами підприємства.

Рекомендація:
Доцільно в інструкції з діловодства прямо визначити, чи підлягають акти службових розслідувань та акти інвентаризації обов’язковому погодженню юридичною службою, спираючись на Правила № 1000/5, і вже цим внутрішнім актом оформити відповідну процедуру.

Наявність або відсутність обов’язкової візи юриста для цих актів у більшості підприємств залежить від спеціальних галузевих актів та від затвердженої інструкції з діловодства.