Чи потрібно повідомляти кандидата про запис розмови з рекрутером

Ні, кандидата не можна записувати «таємно» без попереднього повідомлення або іншої законної підстави, і прихований запис може розцінюватись як незаконне збирання та обробка персональних даних із ризиком адмінштрафів за порушення законодавства про захист персональних даних.

Обґрунтування

1. Чому запис розмови кандидата – це обробка персональних даних
Запис телефонної чи онлайн-розмови з кандидатом містить персональні дані (ім’я, контактні дані, біографічні відомості, оцінки компетенцій), а також елементи його приватного життя, тож це збирання, зберігання і використання інформації про особу. Заборонено збирати, зберігати і використовувати конфіденційну інформацію про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах нацбезпеки, економічного добробуту та прав людини згідно зі ст. 32 Конституції України.

2. Обов’язок мати законну підставу й інформувати особу про обробку
Обробка персональних даних допускається лише за наявності однієї з підстав, визначених ст. 11 Закону № 2297-VI «Про захист персональних даних», зокрема згоди суб’єкта, виконання обов’язку володільця за законом чи захисту його законних інтересів, але навіть у цих випадках недопустиме приховане збирання інформації, яке суперечить конституційній забороні таємного збору конфіденційних даних. Для дотримання принципів прозорості та підзвітності роботодавець повинен щонайменше до початку запису чітко повідомити кандидата, що розмова фіксується, з якою метою, як довго і ким оброблятиметься, щоб той міг усвідомлено погодитися або відмовитися.

3. Можливі наслідки для підприємства за «таємний» запис
Неповідомлення особи про обробку її персональних даних, повідомлення неповних чи недостовірних відомостей про таку обробку, а також недодержання встановленого законодавством порядку захисту персональних даних, що призвело до порушення прав суб’єкта, тягнуть накладення штрафів за ст. 18839 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Для посадових осіб підприємства це можуть бути значні штрафи в неоподатковуваних мінімумах, а при повторних порушеннях – ще вищі санкції, плюс ризики претензій від кандидата (скарга до Уповноваженого ВРУ з прав людини, позов про захист права на приватність).

Ризики та нюанси:
Якщо кандидат прямо заперечує проти запису розмови, продовження фіксації без зміни способу комунікації створює додатковий ризик визнання таких дій незаконним втручанням у приватне життя з подальшими наслідками, у тому числі доказовими, при трудових або цивільних спорах.

Повідомлення кандидата про запис розмови до його початку є необхідною та найменш ризиковою практикою для роботодавця.