Правила ведення журналів реєстрації наказів у кадровому обліку

Правильно вести журнали реєстрації наказів означає розділяти накази за видами та строками зберігання, реєструвати їх окремо в межах календарного року з послідовною нумерацією та оформлювати підсумковий запис наприкінці року.

Обґрунтування

1. Скільки журналів потрібно і як їх розмежувати
   На підприємстві має бути щонайменше чотири реєстраційні форми:

   • журнал наказів з основної діяльності;
   • журнал наказів з адміністративно‑господарських питань;
   • журнал наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років);
   • журнал наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років).
     Накази з кадрових питань не можна групувати в одному журналі за різними строками зберігання, їх реєструють окремо за видами і строками зберігання відповідно до п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5 та Переліку типових документів № 578/5.

2. Форма журналів і обов’язкові реквізити
   Законодавчо затвердженої форми журналу для наказів немає, тому підприємство встановлює її в інструкції з діловодства, орієнтуючись на загальні форми журналів, визначені Правилами №1000/5.
   Мінімальні графи в журналі реєстрації наказів зазвичай такі:

   • реєстраційний індекс (номер наказу);
   • дата реєстрації;
   • короткий зміст (заголовок) наказу;
   • дані працівника / підрозділу, якого стосується наказ;
   • відмітки про виконання, примітки (за потреби).

3. Нумерація та індексація наказів
   Реєстрація наказів здійснюється в межах календарного року з послідовною нумерацією без «13‑1», «5‑3» тощо, про що говорить п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5.
   Для розрізнення груп наказів до номера можна додавати літерні індекси, які підприємство затверджує саме, наприклад:

   • № 12/к/тр – кадровий наказ тривалого зберігання;
   • № 18/к/тм – кадровий наказ тимчасового зберігання;
   • № 123/АГП – наказ з адміністративно‑господарських питань.

4. Календарний рік, підсумковий запис і закриття журналу
   Справи формують за календарними роками, а реєстрація внутрішніх документів ведеться в межах року, тому журнали «прив’язані» до календарного року і реєстрація з 1 січня починається з № 1, що випливає з Переліку № 578/5 та п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5.
   Наприкінці року в журналі роблять підсумковий запис від руки з вказанням:

   • скільки наказів зареєстровано;
   • першого й останнього номера;
   • пропущених або дубльованих номерів (якщо були);
   • посади, підпису, ПІБ відповідальної особи та дати.

5. Паперові та електронні журнали, строки їх зберігання
   Підприємство може вести журнали в паперовій формі або електронно (Excel, система ЕДО), але графи мають бути однаковими з паперовими формами, як зазначено в Правилах №1000/5.

   • Журнали для наказів тривалого строку зберігання (кадрові 75 років, основна діяльність) слід періодично роздруковувати, прошивати та готувати до передачі в архів відповідно до вимог глави 4 розділу VI Правил №1000/5.
   • Журнали для наказів тимчасового строку зберігання (кадрові 5 років, адміністративно‑господарські) можуть вестися лише електронно і до архіву не передаються.

Рекомендація: зафіксуйте у власній інструкції з діловодства перелік журналів, систему індексів і порядок закриття журналів наприкінці року, щоб мати єдині правила для всіх підрозділів.