Виправлення помилок при розрахунках компенсацій за звільнення працівника

Компенсацію за невикористані відпустки потрібно порахувати за весь період роботи з 27.03.2025 до 10.08.2026, розділивши її на дві частини: умовну компенсацію станом на «звільнення» 30.09.2025 як за основним місцем роботи та компенсацію за період роботи за сумісництвом з 01.10.2025 до 10.08.2026, при цьому помилку 30.09.2025 виправляєте заднім числом через документи і бухгалтерську довідку, але фактичну виплату проводите зараз однією сумою.

Обґрунтування

1. Компенсація при звільненні є обов’язковою і нараховується за всі невикористані щорічні відпустки При звільненні працівнику обов’язково виплачують грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, незалежно від підстави звільнення, це прямо передбачено ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону №504/96-ВР. Той факт, що компенсацію 30.09.2025 не нарахували і не виплатили, означає, що розрахунок був здійснений не в повному обсязі і його потрібно виправити.

2. Формальне «звільнення» 30.09.2025 створює окрему точку розрахунку компенсації Оскільки в обліку 1С оформлено звільнення 30.09.2025 і нове прийняття за сумісництвом з 01.10.2025, то юридично є два окремих періоди:

• період роботи за основним місцем: 27.03.2025 – 30.09.2025;
• період роботи за сумісництвом: 01.10.2025 – 10.08.2026.
  За перший період мала бути нарахована і виплачена компенсація при звільненні, адже при звільненні працівника роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок у день звільнення відповідно до ст. 116 КЗпП. Зараз ви фактично донараховуєте і виплачуєте ту компенсацію із запізненням плюс компенсацію за невикористані дні відпусток за період сумісництва.

3. Як розрахувати дні і суми компенсації по періодах Для правильного виправлення дій доцільно:

• окремо розрахувати кількість днів щорічної відпустки, зароблених за період 27.03.2025 – 30.09.2025 (як за основним місцем роботи), пропорційно відпрацьованому часу за правилами ст. 6 Закону про відпустки;
• окремо розрахувати кількість днів щорічної відпустки за період 01.10.2025 – 10.08.2026 як за сумісництвом;
• перевірити, чи не було використаних відпусток за будь-який із періодів, і врахувати це при визначенні невикористаних днів;
• визначити суму компенсації за дні до 31.12.2023 (якщо такі були б) та після 01.01.2024 за правилами Порядку №100, зокрема, для компенсацій за дні, право на які набуте до 31.12.2023, беруть виплати 2023 року, а з 01.01.2024 – загальний 12-місячний період, як зазначено у п. 2 Порядку №100, але у вашій ситуації весь відпускний стаж припадає вже на 2025–2026 роки, тож діють загальні правила.

4. Документальне виправлення помилки минулого періоду Для фіксації помилки та її виправлення:

• складіть бухгалтерську довідку з описом суті помилки, розрахунком належних, але не виплачених сум компенсації за період до 30.09.2025 та за період сумісництва, з посиланням на норму про обов’язкові реквізити первинних документів зі ст. 9 Закону №996-XIV;
• оформіть наказ про донарахування компенсації за невикористану відпустку за перший період (як «виправлення розрахунку при звільненні 30.09.2025») та нарахування компенсації за період сумісництва до 10.08.2026;
• нарахуйте і виплатіть загальну суму компенсації зараз, утримавши ПДФО і військовий збір, при цьому ЄСВ на компенсацію, нараховану після звільнення, не нараховується, адже це виплата за невідпрацьований час особі, яка вже не є застрахованою, що відповідає позиції щодо подібних виплат у профільних матеріалах, заснованій на абз. 2 ч. 2 ст. 7 Закону №2464.

5. Відповідальність за несвоєчасний повний розрахунок і ризики Через те, що належні суми при «звільненні» 30.09.2025 не були виплачені, формально є порушення строків та повноти розрахунку. У разі перевірки Держпраці може бути застосована матеріальна відповідальність за ст. 265 КЗпП як за виплату не в повному обсязі, а також вимога про виплату середнього заробітку за весь час затримки за ст. 117 КЗпП. Фактична добровільна виплата компенсації і документальне оформлення виправлення зменшують ризики спору з працівником, хоча не скасовують формальної можливості перевірки.

Рекомендація: Розрахунок компенсації робіть з урахуванням усіх днів відпустки, зароблених за період з 27.03.2025 до 10.08.2026, але технічно розбийте його на дві частини (до 30.09.2025 і після 01.10.2025), оформіть бухгалтерську довідку та наказ про донарахування, виплатіть суму єдиним платежем зараз з коректним оподаткуванням і збережіть усі документи для можливого підтвердження виправлення помилки.

У вашій ситуації ключове завдання — правильно порахувати дні за обома періодами і юридично зафіксувати, що сьогоднію виплатою ви закриваєте борг, який мав бути погашений ще 30.09.2025.