Проблеми з пільговими довідками через зміну структури підприємства

Ні, Пенсійний фонд не має права вимагати саме підпис «начальника відділу кадрів», якщо на підприємстві такої посади вже немає, але для цього потрібно правильно оформити реорганізацію структури й закріпити повноваження завідувача сектором кадрів у локальних актах і довідках.

Обґрунтування

1. Перейменування структурного підрозділу не є переведенням і не змінює прав працівників Перейменування відділу на сектор за збереження тих самих функцій, посадових обов’язків та умов праці не є переведенням або переміщенням працівників, тобто змінюється лише організаційна назва підрозділу, а не трудова функція працівника згідно зі ст. 32 Кодексу законів про працю України. Працівник фактично продовжує виконувати функції «начальника відділу кадрів», але під новою назвою «завідувач сектору кадрів».

2. Право підпису кадрових документів визначається локальними актами Право на створення, підписання, погодження та затвердження документів визначають акти законодавства, статути, положення про структурні підрозділи та посадові інструкції відповідно до абз. 2 п. 1 гл. 1 р. ІІ Правил № 1000/5. Це означає, що юрособа може прямо закріпити в положенні про сектор кадрів і посадовій інструкції завідувача сектором, що він підписує:

• пільгові довідки за Списками № 1 і № 2;
• інші кадрові довідки й документи, які раніше підписував начальник відділу кадрів.

3. Як формально «узаконити» підпис завідувача сектором кадрів на пільгових довідках
Рекомендований мінімальний набір дій:

1. Видати наказ з основної діяльності про реорганізацію структури, у якому:

• зафіксувати перейменування відділу кадрів на сектор кадрів;
• визначити, що завідувач сектору кадрів є правонаступником начальника відділу кадрів щодо кадрових повноважень.

2. Оновити:

• Положення про структурний підрозділ (сектор кадрів) із переліком функцій та прав, включно з підписанням пільгових довідок;
• посадову інструкцію завідувача сектором кадрів із прямою фразою, наприклад: «Має право підписувати пільгові довідки (довідки про підтвердження стажу роботи для призначення пенсії на пільгових умовах за Списками № 1, № 2)».

3. Ввести в обіг новий бланк / шаблон пільгових довідок, де в реквізитах для підпису буде зазначено актуальну посаду, наприклад:

• «Завідувач сектору кадрів» замість «Начальник відділу кадрів».

4. Направити до територіального органу ПФУ службовий лист за підписом керівника підприємства, у якому:

• коротко описати проведену реорганізацію (перейменування відділу на сектор, зміну назви посади);
• додати копії наказу про реорганізацію та витягу з положення / посадової інструкції щодо повноважень завідувача сектором;
• попросити ПФУ приймати пільгові довідки, підписані завідувачем сектору кадрів, як належні.

4. Додаткові аргументи для спілкування з ПФУ

• Законодавство про пільгові пенсії (Порядок за наказом № z1451-05 та Порядок подання документів за наказом № z0129-08) не встановлює вимоги, щоб довідку обов’язково підписував саме «начальник відділу кадрів».
• Головне, щоб довідка була видана уповноваженою посадовою особою підприємства, що підтверджується локальними документами.

Рекомендація:

Після оформлення наказу, положення й посадової інструкції та направлення пояснювального листа до ПФУ узгодьте з вашим інспектором з пенсійних питань зразок довідки й перелік додатків, щоб надалі уникати повернень документів.

За наявності правильно оформлених повноважень завідувач сектором кадрів є належною особою для підпису пільгових довідок.