Необхідні кадрові документи для ФОП у торговій точці

ФОП не зобов’язаний тримати повний пакет кадрових документів саме в магазині, але доцільно мати на торговій точці копії ключових підтвердних документів щодо оформлення працівників і діяльності ФОП.

Обґрунтування

1. Обов’язок ФОПа мати кадрові документи загалом Підприємець, який використовує працю найманих працівників, повинен дотримуватися трудового законодавства і оформляти всі необхідні документи, що регулюють трудові відносини, зокрема трудові договори, накази, графік відпусток, табелі обліку робочого часу та інші документи, пов’язані з оформленням, оплатою праці та відпустками працівників, про що прямо зазначено в ст. 24 Кодексу законів про працю України (ст. 24 КЗпП).

2. Які «кадрові» документи варто мати саме в торговій точці Закон не встановлює спеціального переліку персональних документів, які обов’язково мають зберігатися безпосередньо на торговій точці, однак для швидкого підтвердження законного оформлення працівників і діяльності ФОПа доцільно тримати в магазині такі копії:

• письмові трудові договори з працівниками або накази про прийняття на роботу;
• повідомлення до ДПС про прийняття працівників на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 (постанова № 413);
• графік відпусток, який обов’язковий для ФОПа-роботодавця відповідно до ст. 10 Закону України «Про відпустки»;
• табель обліку робочого часу або інший облік відпрацьованого часу, що використовується для нарахування зарплати;
• у разі роботи з харчовими продуктами або напоями – медичні книжки працівників як підтвердження допуску до роботи з харчами.

3. Документи ФОПа на місці діяльності, що стосуються роботи магазину Окрім суто кадрових документів, у торговій точці мають бути документи ФОПа, які підтверджують законність провадження діяльності:

• витяг з ЄДР і витяг з реєстру платників єдиного податку (якщо застосовується спрощена система);
• договір оренди приміщення або документ, що підтверджує право власності на місце торгівлі;
• у разі продажу харчових продуктів – підтвердження реєстрації потужності оператора ринку харчових продуктів згідно із Законом України № 771/97-ВР про безпечність харчових продуктів;
• форма обліку доходів (для єдинника) або інший податковий облік доходів згідно з п. 296.1 Податкового кодексу, який ФОП може вести у довільній формі.

Рекомендація: Зберігайте оригінали кадрових документів у місці основного зберігання (офіс, домашній архів ФОПа), а на торговій точці тримайте завірені копії ключових документів на працівників та на діяльність ФОПа, щоб оперативно пред’явити їх інспекціям праці, податковій чи іншим контролюючим органам.

Наявність у торговій точці копій трудових договорів, повідомлень до ДПС та основних документів ФОПа зменшує ризик претензій під час перевірок.