Основні документи для кадровика: що ще потрібно підготувати

З мінімального – розділити Журнали реєстрації наказів та завести Журнал реєстрації заяв працівників.

Ви зазначили, що у Вас є один «журнал реєстрації наказів». За законом, накази мають різний строк зберігання, тому їх заборонено реєструвати разом. Вам потрібно вести чотири окремих журнали:

1) Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років). У ньому реєструють накази про прийняття на роботу, переведення, сумісництво, звільнення тощо. До номера таких наказів має додаватися індекс «-к/тр» (наприклад, «наказ № 1-к/тр»).Такий Журнал повинен мати тільки паперовий формат, обов'язково прошнурований, пронумерований та завірений підписом.

2) Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років). У ньому реєструють накази про надання щорічних основних відпусток, накладення дисциплінарних стягнень (доган), зміни прізвищ працівників тощо. До номера таких наказів має додаватися індекс «-к/тм» (наприклад, «наказ № 1-к/тм»).Такий Журнал не обов'язково вести у паперовій формі – можна і в електронному вигляді (в Excel).

3) Журнал реєстрації наказів з основної діяльності (вони зберігаються постійно, до ліквідації підприємства). У ньому реєструють накази про затвердження штатного розпису, затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), призначення відповідальних осіб за охорону праці чи військовий облік тощо. Такі накази реєструються або без індексу (просто «наказ № 1»), або з індексом «-од» (наприклад, «наказ № 1-од»). Такий журнал ведеться тільки у паперовій формі, має бути прошнурований, пронумерований та завірений підписом.

4) Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (5 років). У ньому реєструють накази про закупівлю канцелярії чи меблів, про укладення договорів на обслуговування, ремонт приміщень чи обладнання, про організацію пропускного режиму та охорони будівель тощо. До номера таких наказів має додаватися індекс «-аг» (наприклад, «наказ № 1-аг»). Такий Журнал можна вести в електронному вигляді (в Excel).

Зверніть увагу, що оригінали самих наказів мають підшиватися в окремі папки відповідно до цих Журналів – приміром, не можна підшити наказ про оголошення догани у папку з наказами про прийняття, переведення чи звільнення. З 1 січня кожного нового року нумерація у всіх Журналах починається заново — з № 1.

Також Вам потрібен Журнал реєстрації заяв працівників, в якому реєструються абсолютно всі заяви, які пишуть працівники (про прийняття на роботу, про звільнення, про надання відпустки, про переведення тощо). Порядковий номер у цьому журналі стає реєстраційним номером заяви. Цей Журнал та самі заяви зберігаються всього 3 роки, тому цей Журнал можна не вести у паперовому вигляді – достатньо електронної версії на комп'ютері в Excel.

Усі ж інші Журнали, окрім вищенаведених та вже заведених Вами, є додатковими (тобто їх можна заводити, а можна і не заводити) – це Журнал реєстрації довідок, виданих працівникам, Журнал реєстрації та обліку письмових трудових договорів (контрактів), Журнал реєстрації повідомлень про зміну істотних умов праці, Журнал обліку ознайомлення з локальними нормативними актами, Журнал видачі копій кадрових документів. Але не намагайтеся завести всі ці Журнали одразу – заводьте лише обов'язкові, а інші – лише тоді, коли обсяг паперів стане таким великим, що Ви почнете забувати, кому і що видавали та не зможете одразу знайти відповідну інформацію без Журналів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Переходьте на новий рівень! Пакет Преміум — це відповіді без черги та 1 особиста усна консультація. Забирайте свій доступ просто зараз!