Кадровий облік: питання про інвалідів та працевлаштування пенсіонерів

Частково так, виключно через перепідтвердження інвалідності шукати «заміни» на 1 місяць, як правило, не потрібно, але в окремих ситуаціях роботодавцю доведеться оперативно працевлаштовувати нову особу з інвалідністю; пенсіонер зобов’язаний сам повідомляти ПФУ про працевлаштування, а роботодавець лише відображає факт роботи в об’єднаній звітності.

Обґрунтування

1. Коли втрата статусу інвалідності впливає на норматив і чи потрібен «заміщуючий» працівник
Норматив робочих місць для осіб з інвалідністю встановлюється у розмірі одного робочого місця для роботодавців із 8–25 працівниками і 4% середньооблікової кількості штатних працівників за рік для роботодавців із 25 і більше працівників, невиконання нормативу тягне фінансові санкції за ст. 20 Закону №875. Для виконання нормативу враховується саме середньооблікова кількість працівників і середньооблікова кількість осіб з інвалідністю за період, а не «наявність у кожен день», тож короткий розрив (кілька тижнів) без підтвердженої інвалідності за умови, що в інші місяці року/кварталу показник компенсується, зазвичай не призводить до невиконання нормативу. Якщо ж за результатами року (за 2025) або кварталу (з 2026 року, коли діє квартальний підхід за ст. 18-2 Закону №875) середньооблікова кількість осіб з інвалідністю виявиться меншою за розрахований норматив, роботодавець сплачує санкції (до 2025 року) або цільовий внесок (з 2026 року), незалежно від причин.

2. Вплив прострочення/скасування інвалідності на норматив та дії роботодавця
Якщо за рішенням МСЕК/експертної команди інвалідність скасовано, працівник втрачає статус особи з інвалідністю, що зменшує кількість працівників, які зараховуються для виконання нормативу, і це може призвести до його невиконання, що прямо зазначено в ст. 19 Закону №875. У такому разі роботодавцю варто якнайшвидше працевлаштувати іншу особу з інвалідністю, аби зменшити ризик недовиконання нормативу за відповідний період, але закон не встановлює конкретного «граничного строку» у днях, лише наслідки за результатами періоду.

3. Що показувати у звітності, якщо документ про інвалідність тимчасово недійсний
Для зарахування працівника до нормативу у 2025 році потрібне чинне документальне підтвердження інвалідності (довідка МСЕК/витяг експертної команди, пенсійне посвідчення або посвідчення одержувача допомоги), і виконання нормативу рахується за наявністю таких осіб у середньообліковій кількості за рік за ст. 19 Закону №875. Якщо строк дії довідки минув і новий документ ще не отримано, формально статус інвалідності вважається не підтвердженим, такого працівника не можна зараховувати до нормативу й застосовувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%, тому у звітності за період прострочення він відображається як звичайний працівник (код застрахованої особи 1, ставка ЄСВ 22%).

4. Обов’язок пенсіонера повідомляти ПФУ про працевлаштування/звільнення
Непрацюючий пенсіонер, який працевлаштовується, має самостійно повідомити орган Пенсійного фонду України про початок роботи, а згодом – про звільнення, шляхом подання заяви та документів, що підтверджують факт працевлаштування/звільнення (трудова книжка, наказ тощо), що прямо передбачено ст. 16 Закону №1058-IV. Роботодавець не подає окремих термінових повідомлень до ПФУ з цього приводу, він лише відображає працевлаштування та звільнення пенсіонера у відповідних додатках об’єднаної звітності за період, у якому відбулася подія.

5. Чи будуть у пенсіонера якісь «утримання» із пенсії через працевлаштування
Стаття 16 Закону №1058-IV регулює обов’язок пенсіонера повідомляти про працевлаштування та звільнення, а питання конкретного розміру пенсії, індексацій і перерахунків для працюючих пенсіонерів визначаються окремими нормами Закону і залежать від виду пенсії та статусу «працюючий/непрацюючий»; з наданих норм безпосередньо випливає лише обов’язок повідомляти ПФУ і те, що саме на підставі цих даних фонд проводить перерахунок, а не автоматичні відсоткові «штрафні» утримання з пенсії.

Рекомендація:
Для працівника з інвалідністю, у якого завершується строк дії довідки, зафіксуйте в особовій справі нагадування про дату переогляду, відразу після отримання нового витягу/довідки оновіть документи і перевірте вплив періоду «розриву» на середньооблікову кількість осіб з інвалідністю за відповідний період, а пенсіонеру при працевлаштуванні поясніть, що він особисто має звернутися до ПФУ із заявою та документами.

У вашій ситуації ключове – контролювати чинність документів про інвалідність та своєчасність звернення пенсіонера до ПФУ, а не подавати додаткові спецповідомлення від імені роботодавця.