Як правильно оформити покладання обов'язків директора на працівника

Ні, просто «призначити замінника» без оформлення не можна, навіть якщо директор формально на роботі; потрібно або наказом покласти на працівника тимчасове виконання обов’язків, або делегувати окремі повноваження за довіреністю, залежно від мети.

Обґрунтування

1. Визначтесь, що саме потрібно передати Якщо директор продовжує працювати, але хоче, щоб інша особа підписувала частину документів або приймала рішення, є два базові варіанти:

• покласти на працівника тимчасове виконання обов’язків директора (фактично – заміщення з правом підпису);
• надати працівнику право виконувати окремі дії від імені підприємства на підставі довіреності.
  У першому випадку оформлюють кадрове рішення (наказ про тимчасове виконання обов’язків), у другому – цивільно‑правове представництво за довіреністю за правилами ст. 244–250 ЦКУ.

2. Наказ про тимчасове виконання обов’язків директора Цей варіант доречний, якщо працівник фактично буде виконувати весь обсяг функцій директора (заміна на час відряджень, періодичних відсутностей, потреби у постійному дублері тощо). Стандартний порядок:

• отримати письмову згоду працівника (заява‑згода або погодження), адже додаткові обов’язки без згоди заборонені, а за їх виконання провадиться доплата за ст. 105 КЗпП;
• видати наказ директора про покладення тимчасового виконання обов’язків, у якому зазначити:
  • ПІБ і посаду директора та працівника;
  • підставу (службова необхідність, рішення засновників тощо);
  • перелік/обсяг повноважень, які передаються (управлінські, право підпису внутрішніх наказів, фінансових, кадрових документів тощо);
  • період дії (наприклад, «з ..2026 безстроково до окремого наказу» або «на час відсутності директора»);
  • умови і розмір доплати, якщо ці обов’язки не передбачені посадовою інструкцією, з посиланням на колективний договір чи положення про оплату праці.
    Якщо виконання обов’язків директора вже прямо закріплене в посадовій інструкції (наприклад, заступника), окремий наказ і доплата не обов’язкові, адже це входить у трудову функцію, а доплата за ст. 105 КЗпП не нараховується.

3. Довіреність на окремі повноваження Якщо директор на місці й лише хоче делегувати частину своїх повноважень (наприклад, підписати певні договори, акти, звіти, представляти підприємство у банку чи контролюючому органі), часто достатньо оформити довіреність:

• довіреність складається в довільній формі з дотриманням вимог ст. 244–250 ЦКУ;
• у тексті чітко визначають: довірителя (підприємство в особі директора), уповноважену особу, перелік дій, строк дії, можливість передоручення (якщо потрібно);
• для окремих дій (реєстраційні дії, банк, нотаріальні угоди) довіреність, як правило, потребує нотаріального посвідчення;
• якщо потрібно, додатково видають внутрішній наказ директора про надання працівнику відповідних повноважень, але ключовим документом у відносинах із третіми особами є саме довіреність.

4. Оплата праці працівника, на якого покладаються обов’язки Якщо працівник виконує обов’язки директора понад свою основну роботу, а це не передбачено посадовою інструкцією, слід:

• отримати згоду працівника;
• передбачити в колективному договорі / положенні про оплату праці розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього (чи додаткові управлінські обов’язки);
• встановити конкретний розмір доплати в наказі, оскільки за ст. 105 КЗпП додаткова робота оплачується надбавкою до зарплати.
  Якщо ж виконання функцій директора прямо закріплено в посадовій інструкції заступника, то це частина його трудової функції й додаткова оплата не є обов’язковою.

Рекомендація: оптимально поєднати наказ про тимчасове виконання обов’язків (для внутрішньої організації і доплати) з довіреністю на зовнішнє представництво підприємства, якщо директор не вибуває, але хоче мати «другого підписанта».

Так ви зможете безпечно передати директорські функції частково або повністю, не порушуючи вимог трудового законодавства та цивільних правил представництва.