Оформлення наказів про переведення: окремі чи зведені документи

Частково так, оформлювати окремі накази не обов’язково, але зведений наказ з окладами несе ризики розголошення зарплат, за що можливі претензії з боку працівників та контролю з питань персональних даних. Оптимально ознайомлювати працівників або з індивідуальними наказами, або з індивідуальними повідомленнями без доступу до чужих сум.

Обґрунтування

1. Чи можна ознайомлювати зі зведеним наказом
Законодавство не забороняє зведені кадрові накази, у т.ч. із різними датами та щодо кількох працівників, і в кадровому діловодстві вони є звичайною практикою. У таких наказах у розпорядчій частині використовують дієслова типу «ПЕРЕВЕСТИ», а працівників із наказом ознайомлюють під підпис згідно з вимогами Правил діловодства, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, та загальних правил про ознайомлення з кадровими наказами за КЗпП.
Водночас зведений наказ про оплату праці належить до наказів тривалого строку зберігання, і традиційно з ним ознайомлюють усіх працівників, яких він стосується, під підпис на аркуші ознайомлення.

2. Чи обов’язково робити окремі накази на кожного
Обов’язку видавати окремий індивідуальний наказ на кожного працівника немає, якщо вже є зведений наказ про переведення із зазначенням окладів та всі істотні умови оформлені належно за ст. 32 КЗпП. Однак якщо роботодавець не бажає, щоб працівники бачили оклади колег, консультації рекомендують саме індивідуальні накази про зміну оплати праці для кожного працівника, як окремі кадрові накази тривалого строку зберігання за Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
У такому підході кожен працівник ознайомлюється лише зі своїм індивідуальним наказом, і в ньому містяться тільки його персональні дані про оплату праці.

3. Ризики та відповідальність при ознайомленні зі зведеним наказом
Оклад є елементом умов праці, з якими працівника потрібно ознайомлювати під підпис при зміні істотних умов праці за ст. 32 КЗпП, але це водночас і персональні дані інших працівників. Якщо працівник через зведений наказ отримує доступ до інформації про зарплату колег без їх згоди, це може трактуватися як порушення режиму конфіденційності персональних даних та комерційної таємниці й стати підставою для скарг у сфері захисту персональних даних. Прямого окремого штрафу саме за «ознайомлення зі зведеним наказом» КЗпП не містить, але:

• можливі претензії від працівників (конфлікти, вимоги обмежити доступ до таких документів);
• ризики при перевірках щодо дотримання режиму обробки персональних даних.
  Тому з практичної точки зору безпечніше або:
• робити індивідуальні кадрові накази;
• або доводити зміни окладів через іменні повідомлення (без розкриття чужих сум), а зведений наказ використовувати лише для внутрішнього зберігання, без загального ознайомлення.

Рекомендація:

Якщо зведений наказ уже оформлений, використовуйте його як основний внутрішній документ, а для ознайомлення працівників оформіть або короткі індивідуальні накази, або індивідуальні письмові повідомлення із фіксацією підпису кожного працівника лише щодо його власного окладу.

Такий підхід дасть змогу виконати вимоги КЗпП щодо інформування та мінімізувати ризики претензій із питань конфіденційності персональних даних.