Чи потрібен наказ при зміні штатного розпису підприємства

Не зовсім: закон прямо не вимагає наказ для комерційних підприємств, але без наказу новий чи змінений штатний розпис формально не вважається введеним у дію, що створює ризики претензій Держпраці щодо порушення порядку оформлення трудових відносин і оплати праці.

Обґрунтування

1. Чи обов’язково затверджувати штатний розпис наказом
Після скасування ст. 64 ГКУ обов’язковість штатного розпису й порядку його затвердження для комерційних підприємств прямо не врегульовано, ані КЗпП, ані Закон «Про оплату праці» не містять вимог до форми чи способу затвердження штатного розпису.
На практиці штатний розпис вводять у дію наказом керівника, або як додаток до наказу, або з грифом «ЗАТВЕРДЖЕНО» із посиланням на наказ, і саме наказ визначає дату початку дії та, за потреби, припинення чинності попереднього розпису, що відповідає загальним вимогам до розпорядчих документів і організації оплати праці за ст. 97 КЗпП, яка покладає встановлення окладів і надбавок на роботодавця через локальні акти та колдоговори, а штатний розпис є одним із таких актів.

2. Наслідки відсутності наказу про затвердження / зміну штатного розпису
Якщо новий чи змінений штатний розпис існує лише як таблиця без належного затвердження керівником (наказ або гриф із посиланням на наказ), контролюючі органи можуть вважати, що:

• не визначено належним чином структуру, чисельність і розміри посадових окладів, отже фактичні виплати не спираються на затверджені локальні акти;
• відсутні належні документи, що підтверджують істотні умови праці, зокрема розмір оплати праці, що може розцінюватися як порушення інших вимог трудового законодавства з ризиком штрафу за ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі однієї мінімальної зарплати за порушення, а для посадових осіб — адміністративного штрафу за ч. 1 ст. 41 КУпАП.

3. Практичний висновок щодо оформлення змін
За усталеною практикою будь-які зміни до штатного розпису вносять:

• або наказом «Про внесення змін до штатного розпису» із додатком-таблицею змін;
• або наказом «Про затвердження штатного розпису в новій редакції» з додатком у вигляді повного нового штатного розпису і вказівкою про втрату чинності попереднього.
  Такий підхід мінімізує ризики спорів щодо правомірності встановлених окладів і підтверджує дотримання роботодавцем вимог ст. 97 КЗпП щодо локального регулювання оплати праці.

Наявність наказу про затвердження чи зміну штатного розпису є безпечним і рекомендованим способом формального введення його в дію та уникнення претензій інспекції праці.