Затвердження штатного розпису: терміни та можливості змін у 2025 році

Штатний розпис у вашій ситуації доцільно затвердити в 2025 році, а змінювати його протягом 2025 року і «на майбутнє» (з датою введення з 2026 року) дозволено, обмежень за кількістю змін немає.

Обґрунтування

1. Чи потрібен штатний розпис у 2025 році, якщо директора з окладом буде тільки з 2026 року
   До 28.08.2025 наявність штатного розпису для підприємств випливала зі ст. 64 Господарського кодексу України, тож штатний розпис слід було мати уже з моменту фактичного запуску підприємства. Після 28.08.2025 обов’язок для комерційних підприємств скасовано Законом від 09.01.2025 №4196-IX, але законодавство не забороняє мати штатний розпис, а профільні роз’яснення однозначно рекомендують його використовувати для визначення структури, посад і окладів. Тому, якщо у 2025 році підприємство фактично почало діяти (є операції, подається звітність, власник діє як в.о. директора), штатний розпис логічно затвердити саме в 2025 році, навіть якщо директор з оплатою праці з’явиться лише у 2026 році.

2. Коли можна і як вносити зміни до штатного розпису
   Для комерційних підприємств ні строки затвердження, ні періодичність оновлення штатного розпису законодавством не встановлені, тому підприємство діє на власний розсуд. У профільних матеріалах прямо зазначено, що протягом року до штатного розпису можна вносити зміни, і їх кількість та періодичність не обмежена, у тому числі через:

   • введення або виведення штатних одиниць;
   • зміну окладів;
   • зміну назв посад тощо.
     Зміни можна оформити:
   • або наказом «Про внесення змін до штатного розпису»,
   • або наказом «Про затвердження нового штатного розпису і введення його в дію з …».

3. Чи можна в 2025 році додати посади «на 2026 рік»
   Практика допускає, що штатний розпис затверджується наприкінці року з датою введення в дію з 01.01 наступного року (наприклад, затверджено 29.12.2025, введено в дію з 01.01.2026). Це прямо описано у профільних матеріалах: дата затвердження може не збігатися з датою введення в дію. Можливі варіанти:

   • у 2025 році затвердити «оновлений» штатний розпис, в якому вже передбачені додаткові посади, із датою введення в дію з 01.01.2026;
   • або в 2025 році видати наказ про внесення змін до чинного штатного розпису, вказавши, що нові посади вводяться з конкретної дати (наприклад, з 01.02.2026).

Рекомендація:

У вашій ситуації оптимально:

• затвердити перший штатний розпис у 2025 році (мінімум із посадою директора/в.о. директора без оплати, якщо так передбачено моделлю роботи);
• наприкінці 2025 року затвердити новий штатний розпис або внести зміни до чинного, передбачивши з дати 01.02.2026 чи іншої обраної дати посаду директора з окладом та інші посади, які плануєте ввести.

Такий підхід забезпечить безперервність документального оформлення і не створюватиме «провалів» у кадрових документах.