Документи та процедури при зміні робочого графіка працівників

Зміна режиму роботи на підсумований облік і підвищення окладів оформлюється через зміну істотних умов праці: потрібні накази, локальні зміни (колдоговір/ПВТР, графіки), письмові повідомлення працівників та їх ознайомлення під підпис, окремий наказ «про ознайомлення» не обов’язковий, якщо факт повідомлення зафіксований на основних документах.

Обґрунтування

1. Які документи потрібні для запровадження підсумованого обліку та нового графіка
Підсумований облік запроваджують там, де неможливо дотримати щоденну чи щотижневу норму, при цьому за обліковий період норма годин за ст. 50, 51 КЗпП не може бути перевищена, що прямо випливає зі ст. 61 КЗпП (КЗпП).
З практики оформлюють:

• зміни до колективного договору щодо режиму роботи, тривалості робочого часу й відпочинку, підсумованого обліку та порядку оплати (ст. 13 КЗпП, ст. 7 Закону № 3356);
• зміни до ПВТР: зазначення режиму, тривалості роботи, порядку змінної роботи, часу початку і закінчення роботи, перерв (ст. 52, 57, 58, 66 КЗпП);
• наказ про запровадження підсумованого обліку та нового графіка/режиму для відповідних посад;
• графік змінності, затверджений роботодавцем і, за наявності профспілки, погоджений із нею (ст. 69, п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП).

2. Чи це зміна істотних умов праці і як фіксувати повідомлення працівників
Режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, зміна системи та розмірів оплати належать до істотних умов праці за ч. 3 ст. 32 КЗпП (ст. 32 КЗпП).
У мирний час працівника про зміну істотних умов праці повідомляють не пізніше ніж за 2 місяці, а під час воєнного стану — не пізніше, як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136-IX, що змінює порядок застосування ч. 3 ст. 32 КЗпП, Закон № 2136-IX).
Повідомлення фіксують:

• письмовим документом «Повідомлення про зміну істотних умов праці», де описані зміни і дата їх запровадження;
• підписом працівника про ознайомлення на самому повідомленні або на окремому аркуші;
• за відмови підписати — актом про відмову.

3. Чи потрібен окремий наказ «про ознайомлення» щодо зміни режиму роботи
Обов’язковим є:

• наказ про зміну істотних умов праці (режим, графік, підсумований облік), у преамбулі — посилання на зміни в організації виробництва і праці, як того вимагає ст. 32 КЗпП;
• письмове повідомлення працівників і їх ознайомлення під підпис до запровадження нових умов (під час воєнного стану — щонайменше за день, з урахуванням ч. 2 ст. 3 Закону № 2136-IX).
  Окремий наказ «про ознайомлення працівників» не є обов’язковим, якщо факт ознайомлення зафіксований на самому наказі чи в повідомленнях, але його можна використати для системності.

4. Підвищення окладів: чи обов’язкові накази та повідомлення, якщо договори усні
Зміна розміру посадових окладів є зміною істотних умов праці, а рішення про зміну умов трудових договорів і оплати праці має бути погоджене сторонами трудових відносин і донесене до працівника (статті 9-1, 21, 97, ч. 3 ст. 32 КЗпП, КЗпП).
У період воєнного стану попереджати за 2 місяці не обов’язково, але попередити до запровадження нових умов потрібно (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136-IX).
Необхідно:

• внести зміни до штатного розпису (наказ про новий штатний розпис або про внесення змін);
• видати кадрові накази про встановлення нових окладів працівникам або загальний наказ із конкретним переліком посад/осіб;
• ознайомити кожного працівника з відповідним наказом під підпис, що відповідає вимогам п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту № 1000/5 (п. 11 гл. 10 розд. ІІ).
  Окремий наказ «про ознайомлення» саме із підвищенням окладу не обов’язковий, достатньо підпису працівника на індивідуальному/зведеному наказі про зміну окладу або на окремому письмовому повідомленні.

Ризики та нюанси:
Якщо зміну режиму або окладів не оформити як зміну істотних умов із належним повідомленням та фіксацією згоди/відмови, працівник може оскаржити наказ або звільнення (у разі відмови працювати в нових умовах) і вимагати визнати зміни незаконними.

Правильне документальне оформлення нових графіків і підвищення окладів зводиться до поєднання локальних змін, наказів, письмових повідомлень і підписів працівників як доказу належного інформування.