Як правильно оформити призначення директора після прийому працівників

Номером «1-К» зі складанням Акта про технічну помилку.

На практиці у подібних ситуаціях досить часто застосовують дробові номери (наприклад, № 1/1-К), намагаючись «вклинити» пропущений документ на початок місяця. Проте такий підхід є неправомірним і створює ризики під час перевірок – відповідно до гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319), документи мають реєструватися за порядко-часовим (хронологічним) принципом (п. 2), а індекс наказу має складатися виключно з цілого порядкового номера та літерного індексу, наприклад, «№ 1-К» (п. 5). Штучний же дріб порушуватиме ці правила і для Держпраці буде прямим маркером навмисного дописування документів «заднім числом».

Єдиний законний вихід, щоб не порушити ч. 4 ст. 24 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) (наказ має бути виданий 01.08.) і не використовувати заборонені дроби – це видати наказ директора під номером № 1-К від 01.08. Те, що під цим же номером № 1-К пізнішою датою вже зареєстровано наказ про прийняття на роботу іншого працівника, Ви офіційно «закриєте» Актом про технічну помилку (задвоєння номера). Це «переведе» ситуацію з порушення трудового законодавства (допуск до роботи без видання наказу) без навмисного підроблення кадрових індексів у розряд звичайної технічної похибки, за яку немає фінансових санкцій. Текст такого Акта може бути, приміром, таким:

«Цей Акт складено працівником таким-то у присутності працівників таких-то.

Цим Актом засвідчуємо, що під час перевірки кадрової документації за серпень 2026 року виявлено факт технічної помилки (повтор реєстраційного номера).

Наказ про прийняття на роботу директора такого-то був фактично підписаний у перший робочий день – 01.08.2026 р., але через технічні причини не був вчасно занесений до Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання. Надалі за цим же номером № 1-К було помилково зареєстровано наказ про прийняття на роботу іншого працівника від такої-то дати.

На момент складання цього акта наказ про прийняття на роботу директора від 01.08.2026 р. внесено до Журналу реєстрації під його фактичним номером № 1-К, про що у графі «Примітки» Журналу зроблено відповідну відмітку з посиланням на цей Акт».

Раді допомогти, звертайтесь ще!