Виправлення помилки у сплаті лікарняних між працівниками підприємства

Спочатку перерахуйтесь із працівниками між собою (отримувач повертає «чужі» лікарняні та отримує свої), а потім скоригуйте виплати з окремого соцрахунку ПФУ і, за потреби, зробіть утримання із зарплати як переплату.

Обґрунтування

1. Кошти ПФУ можна використати лише на виплати застрахованим особам. Страхові кошти на окремому рахунку мають цільове призначення і можуть використовуватись виключно на страхові виплати застрахованим особам, а невикористані або надлишкові кошти повертаються до ПФУ за ст. 26 Закону №1105-XIV. Тому фактичні отримувачі таких коштів повинні збігатися з особами, за яких подана заява-розрахунок.

2. Фактичний «зайвий» платіж одному працівнику слід врегулювати як переплату. Якщо один працівник одержав лікарняні, які належать іншому, а свої не одержав, потрібно:

   • оформити повернення коштів «зайвим» отримувачем (заява, повернення на рахунок підприємства або утримання із наступної зарплати);
   • виплатити належні суми «правильному» працівнику.
     Утримання із зарплати надміру виплачених сум, що мають характер лічильної помилки, допускається за наказом роботодавця відповідно до ст. 127 КЗпП, якщо наказ видати не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

3. Якщо помилка стосується коштів ПФУ — повторна правильна виплата з окремого рахунку. За аналогією до ситуації, коли лікарняні помилково виплачено не з того рахунку, слід забезпечити, щоб саме з окремого соцрахунку були виплачені суми тому працівнику, за якого ПФУ профінансував допомогу, а фактично помилково виплачені кошти були повернені або утримані (з оформленням внутрішніх документів та, за потреби, пояснень до ПФУ за ст. 26 Закону №1105-XIV).

4. Виправлення у бухобліку — через бухгалтерську довідку і, за потреби, сторно. Помилкові виплати та їх коригування відобразіть за допомогою бухгалтерської довідки і способу «червоного сторно» або додаткових проведень, залежно від періоду виявлення помилки, як це передбачено Положенням про документальне забезпечення записів у бухобліку, зміненим наказом Мінфіну «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» № z0323-23 (Наказ Мінфіну № z0323-23).

Уся логіка виправлення зводиться до того, щоб вирівняти фактичні виплати між працівниками і привести рух коштів ПФУ у відповідність до поданих заяв-розрахунків та облікових записів.