Чи можна вести одну особову справу для сумісників на підприємстві

Мати одну спільну особову справу на внутрішнього сумісника неправильно: на кожен окремий трудовий договір (основна посада і посада за сумісництвом) слід формувати окрему особову справу.

Обґрунтування

1. Сумісництво = окремий трудовий договір. Робота за сумісництвом виконується за іншим трудовим договором у вільний від основної роботи час, у тому числі на тому самому підприємстві, де основне місце роботи, тобто при внутрішньому сумісництві укладається другий трудовий договір для іншої посади за ст. 102-1 КЗпП, що прямо вказано у профільних нормах КЗпП, на які посилаються матеріали (наприклад, ст. 102-1 КЗпП).

2. Для внутрішнього сумісника — окрема особова справа. Прямо зазначено, що робота за сумісництвом передбачає укладання окремого трудового договору, тому на працівника-сумісника має бути окрема особова справа, відмінна від тієї, що ведеться за основною посадою; це випливає із загального порядку: після укладення трудового договору формують особову справу на працівника за пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5.

3. Одна справа допускається лише коли немає другого договору. Ведення однієї особової справи з документами і по основній роботі, і по сумісництву допускається лише тоді, коли внутрішнє сумісництво оформлене як додаткові функції в межах одного трудового договору, але при «класичному» внутрішньому сумісництві, де є окремий трудовий договір, законодавча логіка вимагає окремої справи за кожним договором.

Правильніше і безпечніше з точки зору діловодства та перевірок мати дві окремі особові справи на внутрішнього сумісника – за кожною посадою.