Порядок оформлення звільнення працівниці та підписання документів

Копію наказу про звільнення потрібно видати працівниці не пізніше дня звільнення, можна раніше за її ініціативою, а запис в особовій картці П-2 вона має підписати, але якщо 24.06 фізично не з’явиться — це не блокує звільнення, просто фіксуєте відсутність підпису та надсилаєте документи.

Обґрунтування

1. Строк видачі копії наказу. Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми при звільненні, а також провести розрахунок у строки, встановлені ст. 116 КЗпП, і на вимогу внести запис до трудової книжки, що зберігається у працівника, про що прямо сказано у ст. 47 КЗпП. Видати копію раніше формально не заборонено, якщо це робиться за письмовим проханням працівника, але обов’язок роботодавця вважається виконаним саме щодо дати звільнення.

2. Спосіб передання копії наказу в день звільнення. Закон не зобов’язує робити це виключно очно. Якщо працівниця у день звільнення не з’являється, роботодавець може:
   • направити копію наказу і письмове повідомлення поштою рекомендованим листом з описом вкладення на адресу працівниці в день звільнення;
   • якщо є домовленість про електронну комунікацію в період воєнного стану, використовувати погоджені електронні засоби;
   такий підхід узгоджується з вимогою ст. 47 КЗпП виконати обов’язок у день звільнення та з підходом, викладеним для ситуації відсутності працівника в день звільнення у матеріалах щодо направлення документів і трудової книжки.

3. Підпис у розділі «Дата та причина звільнення» особової картки П-2. У розділі про звільнення зазначають дату та причину звільнення з посиланням на норму КЗпП, і ці записи мають бути підтверджені особистим підписом працівника в П-2, що випливає з вимоги п. 2.5 Інструкції №58 ознайомлювати працівника з записами про прийняття, переведення, звільнення під підпис в особовій картці. Якщо працівниця фізично відсутня 24.06 і немає можливості отримати підпис, ви:
   • фіксуєте запис про звільнення у П-2 без підпису працівниці;
   • надсилаєте їй копію наказу й повідомлення про суми;
   • за можливості організовуєте підпис при першій її явці або в рамках погодженого електронного документообігу. Відсутність підпису в П-2 не робить звільнення незаконним, але є технічною вадою, яку бажано усунути за першої можливості.

4. Відпустка та день звільнення. Якщо працівниця у відпустці з подальшим звільненням, днем звільнення буде останній день відпустки, і саме на цю дату ви орієнтуєтесь для виконання вимог ст. 47 та 116 КЗпП щодо видачі копії наказу, повідомлення і проведення розрахунку.

Тож копію наказу можна видати завчасно за письмовою згодою працівниці або надіслати поштою у день звільнення, а підпис у П-2 слід отримати, коли це стане можливим, зафіксувавши факт її відсутності 24.06.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?