Налагодження кадрового обліку без штатного кадровика: можливості та ризики

Покласти обов'язки можна, але лише з доплатою.

Просто «додати» кадровий та військовий облік до посадової інструкції головного бухгалтера без додаткової оплати не можна – це пряме порушення законодавства, за яке Держпраці оштрафує при першій же перевірці.

Бухгалтерський, кадровий та військовий облік – це три різні види робіт за професійною спрямованістю. У них абсолютно різні сфери та різні посади за Класифікатором професій ДК 003:2010 («Головний бухгалтер» – код КП 1231, угруповання «Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних підрозділів», «Інспектор з кадрів» – код КП 3423, угруповання «Агенти із зайнятості й трудових контрактів», «Інспектор з військового обліку» – код КП 3439, угруповання «Інші технічні фахівці в галузі управління»). Кадрова та військова робота не входять і не можуть входити до посадових обов'язків головного бухгалтера – робота кадровика регулюється іншим законодавчими актами та не має жодного відношення до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Якщо ж Ви зробите «мікс» посад в одній посадовій інструкції, то це призведе до фінансової відповідальності підприємства за ст. 265 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422) у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення (на сьогодні це 8 647 грн), та адміністративної відповідальності керівника підприємства.

У Вас є два можливих варіанти поєднати виконання головним бухгалтером роботи з кадрового обліку – або ввести до штату посаду «Інспектор з кадрів» та встановити за цією посадою головному бухгалтеру суміщення, або ж окремим наказом покласти на головного бухгалтера виконання обов'язків з кадрового обліку. І те, і інше, встановлюється винятково за згодою працівника та з обов'язковою доплатою відповідно до ст. 105 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n643).

Щодо військового обліку, то тут прийнятним є лише другий варіант – покладення обов'язків з ведення військового обліку (посада «Інспектор з військового обліку вводиться до штатного розпису у разі наявності на підприємстві понад 500 призовників, резервістів та військовозобов'язаних). Згідно з п. 10 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/conv#n9), за наявності на підприємстві менше 500 призовників, резервістів та військовозобов'язаних, обов'язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50 відсотків посадового окладу. Тож якщо головний бухгалтер виконуватиме обов'язки за посадою «Інспектор з кадрів» чи на нього будуть покладені обов'язки з ведення кадрового обліку саме він і вважатиметься «особою служби персоналу», на якого окремим наказом і мають бути покладені обов'язки з ведення військового обліку (зразок такого наказу є у нашому розділі «Документи» за посиланням: Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку).

У всіх поточних кадрових та військових документах (звітах до ТЦК, особових картках П-2, довідках тощо) працівник має продовжувати підписуватися як «Головний бухгалтер» – іншу посаду вказувати не можна, оскільки працівник іншу посаду не займатиме (не працюватиме за сумісництвом), а діятиме як головний бухгалтер з додатковими обов'язками, покладеними на нього відповідними наказами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!