Як розрахувати добові за відрядження безкоштовним транспортом

Добові за дні, коли працівник повертався на чужому авто без квитка, ви все одно маєте нарахувати за наказом про відрядження, але податково-безпечно їх не оподатковувати можна лише за наявності хоча б одного документа, що підтверджує фактичне перебування у відрядженні в ці дні.

Обґрунтування

1. Добові є трудовою гарантією і залежать від наказу, а не від виду транспорту. За відрядження працівнику обов’язково виплачують добові за весь період, визначений наказом про відрядження, незалежно від того, як він добирався туди й назад, оскільки це гарантія, встановлена ст. 121 КЗпП, а неоподатковуваний ліміт і умови визначає пп. 170.9.1 ПКУ.

2. Для неоподатковуваних добових потрібні документи, що підтверджують перебування, а не обов’язково квиток. ПКУ передбачає, що фактична кількість днів відрядження визначається за наказом за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування у відрядженні: відміток прикордонних служб, проїзних документів, рахунків за проживання або будь-яких інших документів, які підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні; відсутність саме квитка не забороняє користуватися іншими документами, якщо вони підтверджують, що працівник реально був за кордоном у ці дні згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.

3. Що робити, якщо документів за дні поїздки на авто немає. Якщо в працівника немає жодних підтвердних документів за дні повернення (чеків, рахунків, банківських виписок, довідок, програм заходів тощо), то:

   • добові за ці дні ви нараховуєте і виплачуєте як за період відрядження;
   • але з податкової точки зору сума добових за дні, не підтверджені жодними документами, стає додатковим благом і підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором як оподатковуваний дохід відповідно до п. 170.9 ПКУ.

4. Практичний підхід. Для мінімізації ризиків попросіть працівника надати будь-які можливі докази перебування за кордоном у дні повернення (наприклад, рахунок за проживання із датою виїзду, чеки за пальне чи інші витрати, документи про участь у заходах, виписку з банківської картки щодо оплат за кордоном), і на підставі наказу + таких документів нараховуйте добові без оподаткування в межах лімітів, установлених пп. 170.9.1 ПКУ.

Коректний розрахунок добових за дні поїздки на чужому авто можливий як неоподатковуваний лише за наявності хоч одного належного доказу перебування у відрядженні в ці дні.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?