Нумерація справ без номенклатури: як впорядкувати документи

Якщо раніше номенклатура справ на підприємстві фактично не велася, не варто заднім числом вигадувати індекси справ за номенклатурою, якої на той момент не існувало.

Документи минулих років зараз можна впорядкувати за роками та видами документів. Наприклад:

«Накази з кадрових питань тривалого зберігання за 2024 рік»;

«Накази з кадрових питань тимчасового зберігання за 2024 рік».

Якщо ці справи раніше не мали індексів, можна не присвоювати їм заднім числом номер справи за номенклатурою. Водночас на обкладинці краще зазначити повну назву справи та рік, а не залишати лише «2024 рік».

Щодо наказів: якщо раніше всі накази були в одній папці, зараз їх можна розділити за строками зберігання — тривалого та тимчасового. Для справ тривалого зберігання потрібно належно оформити документи, зокрема пронумерувати аркуші та, у передбачених випадках, скласти внутрішній опис.

Тобто відсутність старої номенклатури не означає, що потрібно її вигадувати заднім числом. Зараз доцільно впорядкувати документи минулих років, а номенклатуру справ затвердити для подальшого ведення. Правила оформлення справ визначені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін'юсту № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15).

Більш інформативно за посиланням:
https://kadroland.com/news/1672-nomenklatura-sprav-pidprijemstva-dlya-cogo-potribna-ta-yak-skladajetsya
https://kadroland.com/news/1620-peredajemo-kadrovi-dokumenti-v-arxiv-pidprijemstva-uvaga-na-detali

Раді допомогти, звертайтесь ще!