Порядок дій при втраті трудової книжки та невизначеності статусу

У вашій ситуації працівника можна оформити на роботу, орієнтуючись на поточні документи, а сам працівник має окремо ініціювати виправлення даних у ПФУ та при потребі підтвердження стажу через довідки, архів або суд.

Обґрунтування

1. Що робити новому роботодавцю при прийнятті на роботу. При укладенні трудового договору працівник подає або паперову трудову книжку (якщо є), або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб, тобто витяг з ЕТК, і цього достатньо для оформлення трудових відносин за основним місцем роботи згідно зі ст. 24 КЗпП. Якщо за ЕТК видно «висячий» запис про прийняття без звільнення, але фактичних нарахувань ЄСВ за останні роки немає, це не блокує укладення нового трудового договору, бо роботодавець не зобов’язаний з’ясовувати всі попередні звільнення, а працює з наданим документом.

2. Дії працівника для виправлення записів в ЕТК. Якщо в електронній трудовій є прийняття і немає звільнення, а в Реєстрі немає нарахувань, це, як правило, наслідок помилки попереднього роботодавця при звітності. Працівник має:

   • подати звернення до ПФУ через вебпортал у розділі «Комунікації з ПФУ» із описом помилки та періоду роботи;
   • додати всі наявні докази припинення роботи (старі довідки, договори, листування, дані з центру зайнятості, якщо стояв на обліку тощо).
     Після опрацювання звернення ПФУ може скоригувати електронні дані на підставі наявної інформації та реєстрів, оскільки порядок подання та коригування відомостей про трудову діяльність визначено Порядком подання відомостей, затвердженим постановою ПФУ № 11-1.

3. Як діяти при відсутності паперової трудової і зв’язку з підприємством. Якщо трудова втрачена, а підприємство фактично не працює і контакту немає, за загальними правилами дублікат трудової мав би видавати роботодавець за останнім місцем роботи, на підставі документів про стаж (накази, довідки, архівні дані), що випливає з розд. 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок № 58. Коли отримати такі документи неможливо, стаж підтверджують:

   • довідками архівних установ або правонаступників, якщо є;
   • показаннями свідків і будь-якими іншими документами;
   • у крайньому випадку – через судове встановлення факту трудових відносин, після чого рішення суду використовується для підтвердження стажу в ПФУ відповідно до Порядку № 637.

4. Чи потрібно новому роботодавцю ініціювати дублікат або виправлення. Новий роботодавець не має обов’язку оформлювати працівнику дублікат трудової книжки на підставі лише електронної трудової, такий дублікат оформлюється останнім роботодавцем на підставі первинних документів, а не витягу з ЕТК згідно з п. 5.2 Інструкції № 58. Роботодавець може лише порадити працівнику звернутися до ПФУ і, за потреби, надати довідку про теперішнє працевлаштування, але основні дії щодо виправлення даних у реєстрі та підтвердження минулого стажу працівник виконує самостійно.

У вашій ситуації оформлюйте працівника за основним місцем роботи на підставі витягу з ЕТК, а працівнику варто окремо працювати з ПФУ, архівом чи судом для виправлення «висячого» запису та підтвердження стажу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?