Дії кадрової служби при тривалій відсутності працівника на роботі

Якщо працівник звільнятиметься за власним бажанням чи угодою сторін, то не потрібно ні оформлювати відпустку без збереження зарплати, ні вимагати від нього пояснення.

Якщо Ваш працівник готовий добровільно написати заяву на звільнення, Вам не потрібно ускладнювати собі життя оформленням відпустки без збереження зарплати чи вимагати від працівника пояснювальні записки. Тож якщо Вашою метою є якнайшвидше і безпечне звільнення працівника, то його заява за власним бажанням або за угодою сторін є оптимальним рішенням – окрім такої заяви та наказу про звільнення Вам нічого більше не потрібно.

Оформлювати відпустку без збереження зарплати «заднім» числом не варто – Ви вже складали акти про відсутність працівника на роботі, проставляли у табелі позначки «НЗ», напевно, видавали протягом періоду відсутності працівника ще якісь накази (тобто «втиснути» поміж них наказ «заднім» числом без збою нумерації не вдасться).

Вимагати ж пояснення від працівника щодо його відсутності на роботі, якщо він вже і так звільняється за власним бажанням чи угодою сторін, також не потрібно – воно необхідне лише у тому разі, коли Ви плануєте звільнити працівника за прогул за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231). Проте якщо такого звільнення можна уникнути, то краще на звільненні за прогул не наполягати – не варто і псувати трудову книжку (нехай і електронну) працівнику, і додавати собі паперової тяганини з поясненнями.

Тож за Ваших обставин найліпше діяти таким чином:

1. Повідомити працівника (можна в усній формі, оскільки це «неофіційне» попередження), що йому варто написати заяву на звільнення за власним бажанням чи угодою сторін та відправити її Вам поштою (або електронною поштою чи через месенджери – згідно з ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) працівник та роботодавець можуть здійснювати за взаємною згодою обмін документами під час воєнного стану через засоби електронної комунікації). Попередьте його, що у разі, якщо він це не зробить, Ви будете вимушені розпочати процедуру його звільнення за прогул.

2. На підставі отриманої від працівника заяви видати наказ про звільнення.

3. Скласти акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом внаслідок його відсутності на роботі (шаблон та зразок такого акта є у нашому розділі «Документи» за посиланнями: Акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом під підпис внаслідок його відсутності на роботі, https://api.kadroland.com/documents/download/6995).

4. У день звільнення провести остаточний розрахунок з працівником та надіслати йому у той самий спосіб, яким він надішле Вам заяву про звільнення, копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані і виплачені суми відповідно до ст. 47 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n310).

Про всяк випадок ось посилання на зразок пояснювальної записки про відсутність працівника на роботі: https://api.kadroland.com/documents/download/12573 (проте не варто її вимагати – просто залиште у табелі позначки «НЗ», не оплачуйте ці дні та не нараховуйте за них щорічну відпустку).

Раді допомогти, звертайтесь ще!