Зберігання наказів: електронний чи паперовий формат — законодавчі вимоги

1.Кадрові накази, які директор підписує КЕП, а працівник ознайомлюється власноруч (на папері), не можна зберігати виключно в електронному вигляді — вони обов'язково мають зберігатися в паперовому архіві підприємства.

Згідно Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29, оригіналом електронного документа є файл, що містить електронні підписи всіх сторін, які мають його підписати або з ним ознайомитися.

Якщо директор підписав документ КЕП, а працівник розписався синьою ручкою на роздрукованому аркуші — такий документ втрачає статус «електронного оригіналу». Він стає змішаним (гібридним).
Згідно з вимогами законодавства (зокрема, пункт 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25) установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах:

паперовій,
електронній.

Зокрема, це стосується і наказів з основної діяльності підприємства, і кадрових наказів тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці та багатьох інших).

При цьому паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Керівник підписувати її вже вдруге власноруч не повинен. Тому що проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали – у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій – тільки копія.

Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) – заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обов’язковим.

Отже, у вашому випадку - роздруковуйте ці накази та підшивайте до паперової справи (особового складу).

2. Правила зберігання та друку цих документів регулюються нормами Пенсійного фонду України та архівним законодавством України.

Електронні лікарняні - друкувати не потрібно.Закон України № 1105-ХІV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#Text, Порядок формування листків непрацездатності, затверджений Наказом МОЗ № 1066 від 01.06.2021 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0728-21#n43). Оригіналом є електронний запис у Реєстрі ПФУ. Друкувати «витяг» можна лише для зручності бухгалтера, але закон цього не вимагає.

Рішення (протокол) уповноваженого з соцстрахування - залежить від способу підписання.Якщо оформлюється на папері — паперова. Якщо у програмі автоматизації кадрового обліку з накладанням КЕП — можна електронна. Строк зберігання 3 роки. Постанова Правління ПФУ від 19.08.2025 № 28-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1476-25#Text- підставою для призначення виплати є рішення уповноваженого чи комісії. Оскільки строк зберігання протоколів менше 10 років, їх дозволено вести повністю безпаперово (в електронному вигляді), якщо на підприємстві впроваджено ЕДО (електронний документообіг), а рішення підписано КЕП. Якщо КЕП уповноваженого немає — протокол має бути роздрукований та підписаний вручну.

Заявка-розрахунок до ПФУ - залежно від способу подачі
Якщо заявка подається в електронному вигляді через особистий кабінет страхувальника на Порталі ПФУ з накладанням КЕП підприємства, роздруковувати її не потрібно. Вона зберігається в базі ПФУ та вашій програмі автоматизації. Якщо подається особисто до ПФУ на папері — один примірник із відміткою фонду залишається у вашому паперовому архіві.

Навіть якщо ви не друкуєте ці документи, під час перевірок аудитори ПФУ чи податкової можуть запросити підтвердження правомірності виплат. Тому , рекомендує сформувати паперову справу за кожною виплатою, куди підшити:

Паперовий оригінал Протоколу (рішення) уповноваженого.
Паперовий Розрахунок лікарняних (із зазначенням середнього заробітку).
Квитанцію або роздруковану форму Заявки-розрахунку (з відміткою «Прийнято» від ПФУ) для швидкого пошуку

Раді допомогти, звертайтесь ще!