Правила складання внутрішнього опису документів для наказів кадровика

Як правило, внутрішній опис до справ із наказами з особового складу тривалого строку зберігання не складають, оскільки заголовки наказів зазвичай розкривають їхній зміст і дають змогу зрозуміти, які питання врегульовано кожним документом.

Водночас, якщо необхідність складання внутрішнього опису таких справ передбачена вашою Інструкцією з діловодства, його потрібно оформлювати відповідно до встановлених вимог. У такому разі кожен наказ зазначають в описі окремим рядком із наведенням його індексу (реєстраційного номера), дати, заголовка та номерів аркушів справи, на яких його розміщено.

Відповідно до п. 6 глави 2 розділу VI Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641), внутрішній опис складають для визначених категорій справ, а необхідність його складання до інших справ установлюють в інструкції з діловодства юридичної особи.

Тому у вашій ситуації потрібно перевірити інструкцію з діловодства підприємства:

Якщо вона передбачає внутрішній опис для справ із наказами з особового складу тривалого зберігання — його складають.
Якщо такої вимоги немає, сам по собі строк зберігання 75 років не створює обов’язку складати внутрішній опис до кожної такої справи.
Якщо внутрішній опис складають, до нього вносять кожен наказ окремим рядком із зазначенням порядкового номера, індексу (реєстраційного номера), дати, заголовка документа та номерів аркушів справи, на яких його розміщено.

Водночас не слід плутати внутрішній опис документів за додатком 16 до Правил № 1000/5 з описом справ з кадрових питань (особового складу), який використовують для обліку та передавання справ на архівне зберігання. Це різні документи, які мають різне призначення.

Буде корисною стаття "Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок" https://kadroland.com/news/8292-oformlennya-sprav-yak-dotrimatisya-vimog-zakonodavstva-i-uniknuti-pomilok

Раді допомогти, звертайтесь ще!