Порядок підписання протоколу при дистанційній роботі директора ТОВ

Так, заступник, якому наказом делеговано право підпису організаційних документів від імені ТОВ, може скликати збори трудового колективу і підписати протокол погодження, а одного лише наказу без окремого оформленого погодження колективу недостатньо.

Обґрунтування

1. Хто може скликати збори і підписати протокол. Якщо директор працює дистанційно і наказом/локальними актами прямо надано першому заступнику право діяти від імені товариства та підписувати розпорядчі документи, немає перешкод, щоб він: а) організував загальні збори працівників; б) вів або затвердив протокол; в) на підставі протоколу видав відповідний наказ. Це питання внутрішнього розподілу повноважень у ТОВ, а постанова про повітряні тривоги не обмежує, хто саме з керівництва має оформлювати погодження.

2. Що саме вимагає постанова для роботи при жовтому рівні без укриття. Абзац 3 підпункту 2 пункту 1 постанови №1092 дозволяє працювати при жовтому рівні там, де немає тимчасового або постійного укриття, лише: а) за погодженням трудового колективу; б) до облаштування укриття, але не довше трьох місяців з 04.09.2026. Тобто ключова умова — наявність саме погодження трудового колективу, а не лише волевиявлення керівництва.

3. Чи достатньо одного наказу замість протоколу. Постанова не встановлює форми погодження, але підкреслюється, що сам наказ керівника не замінює погодження колективу, а є вже оформленням рішення роботодавця. Практично рекомендовано: спочатку провести загальні збори, зафіксувати згоду працювати при жовтому рівні до 04.12.2026 у протоколі, а вже потім на його підставі видати наказ і ознайомити всіх працівників під підпис. Лише наказ, у якому працівників «ознайомили» із тим, що вони нібито погоджуються, без реального голосування і протоколу, створює ризик, що при перевірці таке «погодження» визнають формальним.

4. Яка модель документів виглядає коректною. Найменш ризикований варіант: а) заступник як уповноважена особа збирає загальні збори; б) у протоколі відображають: кількість присутніх, питання, результати голосування, формулювання погодження роботи при жовтому рівні у межах перехідного строку; в) далі заступник видає наказ про порядок роботи під час тривоги, посилаючись на протокол, та ознайомлює всіх працівників під підпис.

Коректно оформлене протоколом погодження колективу плюс наказ за підписом уповноваженого заступника дають значно сильнішу й більш захищену позицію, ніж один лише наказ без реальних зборів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?