Звіряння військового обліку: підпис директора та відповідального працівника

Як сформувати витяг нам підкажуть Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5.

Нагадуємо, що витяг – засвідчена копія частини тексту службового документа (п. 2 розд. І Правил №1000/5). При цьому він оформлюється із дотриманням таких вимог (п. 12 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5):

1. У назві виду документа зазначається:

ВИТЯГ ЗІ СПИСКІВ персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів

2. З основної частини тексту документа виписується той пункт(-и), інформація якого(-их) необхідна. Тобто номер облікового запису, який зазначається у графі 1 «Порядковий номер» списків, лишається без змін. Адже це витяг зі списків, а не наново створений документ.

3. Відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису). При цьому слід зважати на те, що підписуються (щороку до 25 січня) керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку списки персонального військового обліку станом на 1 січня (п. 40 Порядку №1487).

Водночас у п'ятиденний строк до списків персонального військового обліку вноситься інформація у разі (п.п. 41, 42, 45 Порядку № 1487):

прийняття на роботу призовників, військовозобов'язаних або резервістів;
звільнення з роботи призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння з ВОД.

Отже, витяг формуватиметься з поточних списків. Тобто на витягу зі списків персонального військового обліку підпису керівника підприємства, а також особи, відповідальної за ведення військового обліку, не буде.

4. Проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки.

Нагадуємо, що за п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5 напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Своєю чергою, організація військового обліку на підприємстві покладається на керівника (абз. 1 п. 8 Порядку № 1487). З урахуванням цього відмітка на витягу зі списків виглядатиме так:

Згідно з оригіналом
Директор ТОВ «Альянс»
Короленко Микола КОРОЛЕНКО
15.09.2025
Тоді такий напис скріплюється печаткою підприємства (без зображення герба) (за наявності).

Практика формування витягів зі списків

Як підтверджують наші невеличкі дослідження шляхом опитування фахівців, які безпосередньо ведуть військовий облік і сформували не одну сотню витягів, під час одержання витягів зі Списків працівники ТЦК вимагають фактично не витяг (складений за всіма правилами, які ми описали вище), а такий собі оригінал списку, але лише щодо окремих військовозобов'язаних, який буде підписаний і відповідальною особою і керівником підприємства.

Ба більше, вони підкреслюють, що у багатьох випадках не проходить варіант подати витяги без підписів і відповідальної особи й керівника, а лише із написом Згідно з оригіналом та тільки підписом керівника / відповідальної особи. Фактично маємо ситуації коли ТЦК не розуміє Правил №1000/5, і їм це не цікаво.

Зважаючи на необхідність проходження звіряння простіше зробити так, як того бажають у ТЦК, а саме підписати Списки й керівнику, й особі, відповідальній за ведення військового обліку.

Отже:

Законодавчі вимоги не завжди збігаються з практикою: хоча Правила №1000/5 не передбачають підписів на витягу, у багатьох ТЦК фактично вимагають підпис і керівника, і відповідальної особи за військовий облік.
За для уникнення проблем при звірянні, підприємствам варто враховувати не лише норми законодавства, а й вимоги конкретного ТЦК, навіть якщо вони виходять за межі Правил №1000/5.

Раді допомогти, звертайтесь ще!