Законодавство не містить такого виду документу, як службова записка. Є доповідна записка. Як правило пояснення пишуть при певній кадровій процедурі: невихід на роботу, неналежне виконання своїх посадових обов’язків.

Однак, де реєструвати такі документи, визначає Інструкція з діловодства. Як правило, їх реєструє у вхідній кореспонденції служба діловодства та після резолюції керівника передає на виконання та підготовки проекту наказу до кадрової служби.

Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства (п. 3 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5):

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори (дод. 4 до Правил).

Раді допомогти, звертайтесь ще!