В даному випадку важливо, коли було прийнято працівника на роботу до 10.06.2021 року чи після.
Трудову книжку працівника, що працевлаштувався до 10.06.2021, потрібно видати в день звільнення під підпис (п. 4.1 Інструкції № 58). Факт отримання трудової книжки працівник засвідчує двома підписами:
• в особовій картці П-2;
• в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Працівники, яких прийняли на роботу після 10.06.2021, зберігають трудові книжки в себе. Такі трудові книжки не реєструйте в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Тому жодних підписів у цій Книзі та розписок від працівника не потрібно.
Розподіляти обов’язки між працівниками, визначати їх повноваження і ступінь відповідальності має керівник організації у посадових і робочих інструкціях, що затверджують в порядку, визначеному статутом або іншими установчими документами.
Якщо функцію з оформлення трудових книжок не покладено на іншого працівника посадовою інструкцією, наказом чи іншим організаційно-розпорядчим документом, то директор має самостійно оформлювати трудові книжки та вносити в них записи. Крім того, відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника організації.
Якщо працівник брав трудову книжку для ПФУ, як могли в ній поставити наперед печатку, коли не було підстави? В цій ситуації потрібно узгоджувати з колишнім працівником, щоб він поставив підпис в П-2 (якщо немає, а може теж наперед ставив) та в Книзі, іншого варіанту я не бачу.
У Книзі руху трудових книжок (далі — Книга) реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, які надали працівники при прийнятті на роботу.
Інспектор праці при інспекційному відвідуванні підприємства перевірить її ведення.
Відсутність Книги призведе до адміністративної відповідальності посадової особи та штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП).
Зверніть увагу, що в такій ситуації можуть виникнути інші проблеми.
Колишній працівник, який отримав трудову книжку і не розписався в Книзі про її одержання, через деякий час може звернутись до роботодавця з вимогою видати йому трудову книжку.
Надалі такий працівник може звернутись до суду та вимагати оплати вимушеного прогулу у зв’язку з затримкою видачі трудової книжки та компенсації моральної шкоди. Оскільки підпис відсутній, роботодавець не зможе довести, що видав працівнику трудову книжку в день звільнення.
Можна спробувати для підстраховки скласти акт, за підписом тимчасово створеної комісії, описати ситуацію, але це моя рекомендація, не підтверджена баченням інспекторів з праці. Тому, щоб пересвідчитися чи такий варіант підходить можна зробити письмовий запит на Держпраці. Раді допомогти, звертайтесь ще!