Заголовок тимчасово відсутній

Так, можна вести, штрафи не передбачені.

Підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів.

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань, окрім наказів про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткотермінові відрядження, стягнення, — мають зберігатися в архіві організації упродовж 75 років (ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text).

Ураховуючи, що накази з кадрових питань тривалого строку зберігання належать до категорії соціально значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання в електронній формі (за допомогою програм Word, Excel тощо) не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Електронний журнал реєстрації кадрових наказів тимчасового строку зберігання (5 років) роздруковувати не обов’язково. Цей журнал зберігають в електронному вигляді не менше п’яти років (як і журнал із паперовим носієм), а потім знищують за актом, форму якого подано в додатку 15 до Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text).

Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом керівника кадрової служби або особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати). Майте на увазі, що підсумований запис оформлюють не у всіх журналах, що ведуть у відділі кадрів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!