Інструкція з з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів

_________________________________________________________

^{(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)}

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ____________________

^{(посада керівника підприємства)}

_____________ № __________

^{(число, місяць, рік)}

 

ІНСТРУКЦІЯ
з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів

1. Загальні положення

1.1.             Інструкція з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів (далі — Інструкція) встановлює єдиний порядок виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Товаристві з обмеженою відповідальністю «_______________» (далі — товариство).

1.2.             У цій Інструкції застосовуються такі поняття:

Печатка — гумове кліше круглої форми з вирізаними на ньому знаками для створення відбитків на документах.

Штамп — гумове кліше прямокутної форми з вирізаними на ньому знаками для створення відбитків на документах.

1.3.             У товаристві використовують такі види печаток:

-                      основна;

-                      додаткова;

-                      проста.

1.4.             Основна печатка має бути наявна в одному примірнику. Її використовують для засвідчення підписів посадових осіб товариства, яким надано право підпису документів.

1.5.             Для потреб товариства може бути виготовлено кілька додаткових печаток. їх використовують для засвідчення окремих видів документів — договорів, контрактів, додаткових угод і додатків до них. Кожна з додаткових печаток повинна мати свій номер.

1.6.             Прості печатки виготовляють для потреб структурних підрозділів — відділу кадрів, служби діловодства тощо. Структурний підрозділ має право на виготовлення простої печатки, якщо таке право зафіксовано у положенні про структурний підрозділ. Просту печатку використовують для засвідчення підпису керівника того структурного підрозділу, для якого її виготовлено.

1.7.             У товаристві використовують такі види штампів:

-                      кутовий;

-                      простий.

1.8.             Кутовий штамп може бути виготовлений у кількох примірниках. Його використовують структурні підрозділи на документах, оформлених не на бланку товариства.

1.9.             Прості штампи застосовують для проставлення на документах стандартних відміток і деяких реквізитів — відміток про реєстрацію, про контроль тощо. Кожен простий штамп може бути виготовлений у кількох примірниках, виходячи з потреби у ньому.

 

2. Опис печаток і штампів

2.1. Основна печатка товариства має круглу форму і містить такі реквізити:

-                      повна назва товариства — Товаристві з обмеженою відповідальністю «_________»;

-                      ідентифікаційний код товариства за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ)_________________;

-                      зображення товарного знаку товариства.

2.2. Назву товариства на основній печатці зазначають вздовж верхньої частини кола, а зображення товарного знаку подають у середині кола.

2.3. Ідентифікаційний код розташовують вздовж нижньої частини кола та відділяють від початку та закінчення назви товариства зірочками.

2.4. Додаткова печатка має всі реквізити, зазначені у п. 2.1 Інструкції. їх доповнюють номером печатки, починаючи з № 1. Цей номер зазначають у нижній частині додаткової печатки.

2.5. Проста печатка має круглу форму та містить такі реквізити:

-                 повна назва товариства — Товаристві з обмеженою відповідальністю «_________»;

-                 ідентифікаційний код товариства за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);

-                 назва структурного підрозділу товариства — наприклад, «Відділ кадрів і соціальних питань».

2.6. Назву товариства розміщують по колу простої печатки, а назву структурного підрозділу — у середині кола печатки.

2.7. Кутовий штамп товариства містить такі реквізити:

-                 повна назва товариства — Товаристві з обмеженою відповідальністю «_________»;

-                 ідентифікаційний код товариства за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ).

На кутовому штампі зображення товарного знаку товариства не відтворюють.

2.8. На простих штампах зазначають скорочену назву товариства — Товаристві з обмеженою відповідальністю «_________». Її доповнюють словами, знаками тощо, які відповідають функціональному призначенню простого штампа. Наприклад, реєстраційний штамп може мати такий вигляд: «Вхідний №«____»  __________20 ___ ».

2.9. Виготовленні печатки і штампи повинні мати такі розміри:

-                 основна, додаткова печатки товариства — діаметр 38 мм;

-                 проста печатка — діаметр 40 мм;

-                 кутовий штамп — розміри сторін 60 х 40 мм;

-                 простий штамп — розміри сторін повинні відповідати обсягу напису на штампі.

2.10.   Реквізити на всіх видах печаток та штампів зазначають українською мовою.

3.      Порядок виготовлення печаток і штампів

3.1. За розміщення замовлень на поліграфічних підприємствах щодо виготовлення печаток відповідає адміністративно-господарський відділ товариства.

3.2. Виготовлення основної печатки товариства вперше здійснюється на підставі п, 10.12 Статуту товариства.

3.3. У разі потреби виготовити нову основну печатку товариства замість спрацьованої директор товариства має видати відповідний наказ із зазначенням працівників, які відповідатимуть за підготовку та оформлення документів для подання до поліграфічного підприємства, що виконуватиме замовлення на печатку.

3.4. Додаткові та прості печатки виготовляють для потреб товариства чи його структурних підрозділів за наказом директора на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, що містять обґрунтування необхідності виготовлення того чи того виду печатки.

3.5. Проект наказу про виготовлення усіх видів печаток та кутового штампа готує служба діловодства.

3.6. Про виготовлення простих штампів наказ директора не видається. їх виготовляють на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів з резолюцією директора або його заступника.

3.7. Замовлення на виготовлення печаток і штампів розміщують на підставі договорів (угод) з поліграфічними підприємствами (штемпельно-граверними майстернями).

4.      Порядок обліку, зберігання та видавання печаток і штампів

4.1. Виготовлені поліграфічними підприємствами (штемпельно-граверними майстернями) печатки та штампи передають до служби діловодства та обліковують у Журналі обліку та видачі печаток і штампів,

4.2. Журнал обліку та видачі печаток і штампів має бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом директора та основною печаткою товариства.

4.3. Журнал обліку та видачі печаток і штампів включають до номенклатури справ і зберігають у службі діловодства.

4.4. Печатки та штампи можуть бути видані працівникам товариства для засвідчення чи оформлення документів на підставі наказів про покладення на цих працівників відповідальності за зберігання та використання печаток і штампів.

4.5. Забороняється покладати відповідальність за зберігання та використання печатки лише на структурний підрозділ — зазначення конкретної посадової особи є обов’язковим.

4.6. Печатки та штампи зберігають у сейфах або металевих шафах.

4.7. Наявність печаток і штампів щорічно перевіряє спеціальна комісія, яку призначають на основі наказу директора товариства. Про результати перевірки роблять відмітку у журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису.

4.8. У разі порушення правил обліку, зберігання та використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування. Результати розслідування оформлюють актом, у якому зазначають виявлені недоліки та порушення, причини, що призвели до них, викладають рекомендації з усунення цих порушень та недоліків. На підставі акта директор товариства видає наказ, у якому передбачено заходи щодо поліпшення роботи з обліку та зберігання печаток і штампів, а також забезпечення дотримання правил користування ними. Посадові особи, винні в порушенні встановлених правил роботи з печатками, можуть притягатися до дисциплінарної відповідальності.

5.      Користування печатками і штампами

5.1. Основну печатку проставляють на документах, що засвідчують права товариства, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей. Основну печатку ставлять також на Статуті товариства, змінах до нього, договорах, посвідченнях. довіреностях.

5.2. Перелік документів, які необхідно скріплювати основною печаткою, визначається Інструкцією з діловодства у товаристві на підставі законодавчих та нормативно- правових актів.

5.3. Додаткові та прості печатки використовують для засвідчення підписів посадових осіб товариства, яким відповідними наказами, довіреностями надано право підписання окремих видів документів.

5.4. Посадовим особам, на яких згідно з наказом директора покладено відповідальність за зберігання печаток і штампів та користування ними, не дозволяється передавати печатки та штампи іншим працівникам товариства.

5.5. На період відпустки, відрядження, хвороби особи, відповідальної за зберігання печатки чи штампа, функції зі зберігання та використання печатки чи штампа передаються іншій особі тільки на підставі наказу директора товариства. Проект такого наказу готує служба діловодства па підставі доповідної записки відповідальної особи або її керівника на ім’я директора товариства.

6.      Порядок знищення печаток і штампів

6.1. Знищення печаток і штампів здійснюють у таких випадках:

-                 печатка або штамп стали непридатними для засвідчення документів через тривале використання;

-                 відпала потреба використовувати печатку чи штамп певного виду;

-                 ліквідовано (реорганізовано) структурний підрозділ, для якого виготовлено просту печатку;

-                 ліквідовано товариство.

6.2. У випадках, зазначених у п. 6.1 Інструкції, печатка чи штамп підлягають поверненню до служби діловодства для наступного знищення.

печаток і штампів здійснює комісія, створювана на основі наказу директора товариства. До складу комісії включають представників таких структурних підрозділів товариства:

-                 відділу юридичної та претензійно-позовної роботи;

-                 служби діловодства;

-                 відділу економічної безпеки.

6.4.       При знищенні простої печатки із зазначенням назви структурного підрозділу до складу комісії також включають представника відповідного підрозділу.

6.5.       Печатки та штампи знищують шляхом їх відділення від оснастки та розрізання на малі нез'єднувальні частини.

6.6.       Про знищення печатки (печаток), штампу (штампів) складають акт, що повинен містити відбитки знищених печаток (штампів). Акт підписують члени комісії.

6.7.       Акт оформляється у двох примірниках. Перший примірник зберігають у службі діловодства, а другий передають до бухгалтерії.

6.3. Після знищення печатки (штампа) у відповідному рядку журналу обліку та видачі печаток і штампів роблять таку відмітку: «Знищено».

 

Назва посади особи,

 

Візи, відмітки про ознайомлення з інструкцією на аркуші ознайомлення